Como fazer conciliação de cartões no seu pet shop?

Você já se pegou em dúvida a respeito dos recebimentos da sua clínica veterinária ou pet shop? Você sabia que fazendo conciliação de cartões você pode ganhar mais controle?

Acredito que sim, afinal de contas, esquecer de registrar os valores recebidos em cartão ou ter dúvidas sobre as taxas da maquininha é algo comum. Este é o caso de quem empreende. 

Inegavelmente, quem faz a gestão de uma empresa costuma acumular diversas atividades. Por causa do volume de trabalho, é comum que algumas ações importantes acabem não sendo feitas com a atenção necessária. 

A conciliação de cartões, por exemplo, é uma dessas atividades necessárias para a saúde financeira da empresa, mas que nem sempre recebe atenção.

Segundo os dados do SimplesVet, mais da metade das vendas processadas nas empresas pet são feitas em cartão. O que aumenta ainda mais a importância desta atividade. 

Para que você entenda a fundo o que é a conciliação de cartões e o porquê você deve realizá-la diariamente, criamos este artigo que vai te ajudar a implementar este processo na sua empresa. 

O que é a conciliação de cartões? 

A conciliação de cartões é, antes de mais nada, a realização da conferência entre valores a receber e o que consta na maquininha. 

Durante o processo de conciliação você deve garantir que todas as informações estão corretas:

• A bandeira selecionada;
• A opção de pagamento (crédito ou débito); 
• O parcelamento (se houver); 
• Taxas da maquininha.

Este é um processo financeiro que deve ser realizado diariamente pelo gestor da clínica veterinária ou pet shop. 

Ao analisar estes dados todos os dias, o gestor ganha mais clareza a respeito das transações de venda realizadas com cartão de crédito. 

“A conciliação de cartões trouxe ganhos importantes para mim, mas alguns dos principais foram o controle do caixa e alinhar despesas e receitas. 

Antes a gente não tinha uma noção efetiva de quanto ia cair na conta, para fazer uma programação financeira. E hoje temos isso em valores exatos!”, conta Luciene Rebouças da Mascote Veterinária, cliente SimplesVet. 

Problemas que você pode perceber na conciliação

Uma das maiores vantagens de fazer a conciliação de cartões é a possibilidade de identificar problemas relacionados a prejuízos financeiros com mais agilidade. Ou seja, quando você faz a conferência dos recebimentos todos os dias, você tem mais chances de identificar possíveis prejuízos mais rápidos.

Se a maior parte dos seus recebimentos é pago via cartões de crédito ou débito, é preciso sempre estar atento a possíveis problemas. 

Continue lendo para entender o que fazer para identificar rapidamente o que pode estar reduzindo a sua lucratividade. 

Registros errados durante a venda 

A venda realizada com cartão de crédito exige algumas ações manuais do funcionário do caixa. E, é claro, como em toda atividade manual, erros podem acontecer. 

Isto acontece porque na correria da rotina, o funcionário pode digitar débito em vez de crédito ou errar a quantidade de parcelas. 

Muito bem, um erro como os citados anteriormente é o suficiente para confundir o seu controle financeiro. 

Ao fazer a conciliação de cartões, o gestor poderá bater todos os valores, conferindo se o que está previsto para recebimento condiz com o seu registro de vendas. 

Além disso, se houver qualquer inconsistência, será mais fácil identificar possíveis erros, como o registro de uma bandeira ou forma de pagamento errada. 

Mudanças de taxas na maquininha 

Eventualmente, as máquinas mudam as taxas cobradas – e isso pode impactar bastante o seu faturamento. 

Ainda que os recebimentos nos cartões tragam muitos benefícios e comodidade para o empreendedor, é fundamental se manter atento a todas as transações já que as operações com cartão envolvem diversas taxas. 

Algumas destas taxas são: 

• Taxa de transação
• Custo do POS; 
• Custos de antecipação; 
• Entre outras. 

Dessa forma, como essas taxas geram impacto direto na sua gestão financeira, é suuuper importante ficar de olho se o que está sendo cobrado bate com o que foi acordado em contrato. 

Analisar as taxas da maquininha com atenção é recomendado porque, por vezes, uma taxa pode ser cobrada de maneira indevida.

Realizar a conciliação ajuda a evitar que situações como essas passem despercebidas, garantindo que o gestor poderá agir para corrigir erros ou ficar ciente sobre a mudança nos valores cobrados. 

Benefícios de fazer a conciliação de cartões

Como falei anteriormente, realizar a conciliação de cartões diariamente é super importante para a saúde financeira da sua empresa. 

Mas a recomendação de realizar a conciliação não é só para evitar problemas: ela  também traz benefícios. 

Conheça algumas vantagens de integrar a conciliação de cartões no seu dia a dia. 

Controle sobre os recebimentos

Você já se perguntou: quanto será que vou receber esse mês? E no próximo? Bom, não precisa ser assim. 

Com a conciliação, você fica sabendo exatamente quanto e quando irá receber os valores vendidos no cartão. 

Além disso, ao fazer a conciliação de cartões todos os dias, você ganha mais controle e segurança. Afinal de contas, ter todos os dados atualizados e fáceis de consultar simplifica muita coisa né?! 

Saber quanto e quando irá receber pode parecer uma informação simples, mas ela é fundamental para que você possa planejar gastos. E facilita a tomada de decisões estratégicas que influenciam o dia a dia da sua empresa pet. 

Poder estratégico 

Como mencionamos anteriormente, ter acesso aos dados relacionados a este meio de pagamento é garantir as informações necessárias para tomar decisões estratégicas mais assertivas. 

Ter a possibilidade de tomar decisões mais concretas, é um dos principais motivos que leva os gestores a fazer a conciliação de cartões. 

Afinal de contas, tomar decisões corretas faz parte de uma gestão de sucesso e influencia os indicadores financeiros. 

Porém, quando não existe um processo bem estruturado e que faça parte da rotina diária, as informações não trazem segurança. O que inegavelmente, prejudica a visão estratégica do gestor. 

Ao fazer a conciliação de cartões diariamente, você poderá: 

• Negociar as taxas de uma maquininha – Caso perceba que as taxas de uma maquininha aumentaram, você poderá negociar uma redução dos valores fixos com a operadora do cartão;
  
• Programar seus investimentos financeiros – Com uma previsão clara dos seus recebimentos, você poderá prever a receita dos próximos meses. Dessa maneira, você terá a possibilidade de planejar os próximos investimentos que fará na sua empresa. 

Pulo do gato:

Controlar os recebimentos é um dos passos para quem deseja ter uma empresa pet de sucesso. Por isso, antes de mais nada você precisa planejar a gestão do seu negócio. E, você pode fazer isso através de um plano de negócios.

Para saber como fazer isso, leia também o artigo:

Como montar um plano de negócios para clínicas veterinárias?

Por que tantas pessoas deixam de fazer a conciliação de cartões?

Você deve estar se perguntando: se a conciliação de cartões é tão importante, porque tantas pessoas deixam de fazer? Bom, isso acontece porque é um processo que pode ser bem trabalhoso. 

Afinal de contas, estamos falando de uma atividade de conferência de diversos dados delicados que só pode ser feita pelo gestor. 

Porém, este não é o único motivo, continue lendo para entender mais. 

Falta de controle de caixa 

Quando não existe controle do fluxo de caixa, um acúmulo de registros errados pode acontecer. E, cá entre nós: isso é um pavor para todo gestor.

Para evitar que isso aconteça, o ideal é que o processo de conciliação seja feito de forma diária. Assim você irá impedir que os dados relacionados a vendas realizadas no cartão de crédito virem uma bola de neve. 

Leia também: Gestão de fluxo de caixa para Pet Shops e Clínicas Veterinárias

Falta de tempo

Sentar todos os dias para conciliar vendas pode levar muito tempo. Principalmente, se o processo de conciliação é manual. 

Fazer este processo de maneira manual significa conferir planilhas, cadernos, listas e afins. Por isso, é comum que gestores acumulem conciliação de vários dias e acabem com um volume grande de vendas no cartão para conciliar, o que só piora a situação. 

Execução complicada

Muitos gestores pet alegam que a conciliação de cartões é complicada de fazer, já que o  processo é feito, na maior parte das vezes, à mão. 

A percepção de que o processo de conciliação é tão complexo que algumas empresas chegam a pagar terceiros para realizar o processo de conciliação de cartões. 

Porém, com o avanço da tecnologia você não precisa mais passar por isso, já que atualmente, existem diversos softwares que podem realizar todo este processo de forma automatizada. 

Como o SimplesVet simplifica a conciliação de cartões?

Como mencionei acima, existem algumas maneiras de tornar a conciliação de cartões mais fácil, uma delas é o uso de um sistema de gestão. 

Este é o caso do SimplesVet, que conta com uma ferramenta gratuita para os assinantes do sistema que te ajuda a realizar a conciliação de cartões. 

Dentro do sistema, você verá, de maneira simples, todas as vendas que precisam ser conciliadas. 

Com a ajuda da funcionalidade, você poderá economizar tempo e esforço, com a facilidade de ter um sistema que organiza as suas vendas em cartão. 

No sistema, você terá uma visão clara da sua conta bancária, poderá prever os recebimentos e ganhar mais segurança sobre a sua gestão financeira. 

“Essa função trouxe um ganho enorme para mim, porque pagava uma empresa terceirizada para conciliar esses recebimentos. É uma super ferramenta! 

A experiência é muito boa e as informações estão realmente batendo. Ganhei controle financeiro dentro do mesmo sistema que já utilizo. 

Isso facilita muito, porque consigo centralizar tudo o que preciso no SimplesVet. Não preciso ter outras planilhas organizadas, fazer controle paralelo… Isso faz toda a diferença!”,  pontua Thiago Gonçalvez, da Amigo Pet, cliente SimplesVet.

Simplifique sua gestão pet com SimplesVet

Se você chegou até aqui, é porque deseja garantir o sucesso financeiro da sua empresa. 

Para te ajudar neste processo, quero te convidar para conhecer a ferramenta de conciliação de cartões e as demais ferramentas de gestão financeira do SimplesVet.

Entenda o que você encontrará no sistema: 

• Lançamentos financeiros – Use o sistema para acompanhar todas as entradas, saídas receitas e despesas da sua empresa; 
• Contas a pagar – Nunca deixe de pagar uma despesa! Use o sistema para acompanhar as contas que estão próximas a vencer, vencidas e as que que já foram pagas; 
• Fluxo de caixa – Confira a situação financeira do seu negócio ao longo dos meses e acompanhe o desempenho das suas vendas; 
• Demonstrativo financeiro – Veja um balanço por mês de todas as suas despesas e receitas da sua empresa; 
• Integração financeira – Ganhe mais tempo com todas as suas operações de venda, comissão e compras integradas ao financeiro. 

E muito mais! 

E aí curtiu? Então clique no link abaixo e comece a otimizar o financeiro da sua empresa com a ajuda do SimplesVet agora mesmo. 

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