Quem é gestor veterinário, sabe: escolher o sistema de gestão da clínica veterinária é uma decisão importante. Afinal de contas, essa escolha irá influenciar diretamente a rotina da empresa.
Manter os dados dos clientes seguros e organizados, controlar o estoque e o fluxo de caixa são apenas algumas das responsabilidades de quem cuida de uma clínica pet.
Mas, dar conta de todas essas atividades sem a ajuda de um sistema pode ser um desafio, né?
Criamos este artigo para ajudar gestores que estão escolhendo um sistema pela primeira vez, ou até mesmo aqueles que estão pensando em trocar o software. Nele, você irá encontrar algumas dicas que irão te ajudar na hora de escolher o sistema de gestão da sua clínica.
Para colaborar com este artigo, convidamos Jéssica Mothé, gestora veterinária e consultora do mercado pet, para dar dicas dos temas que ela considera essenciais nessa escolha.
Ah! Ao longo deste artigo, você vai notar que focamos somente nos temas voltados para a prática veterinária.
Caso você queira saber mais sobre temas como Vendas e Financeiro, vale a pena conferir o artigo Como escolher um software para pet shop, que é focado no que é essencial para pet shops.
Por que ter um sistema de gestão para clínica veterinária?
Ter o auxílio de um sistema de gestão para a sua clínica veterinária é usar a tecnologia a seu favor: você perderá menos tempo em atividades manuais e ganhará mais controle sobre a administração da empresa.
Além disso, ao usar um software de gestão para a sua clínica veterinária, você também pode aumentar seus lucros. Como? Vem comigo que eu te explico!
Controle e segurança na gestão da clínica veterinária
Você já se pegou na dúvida sobre como andava a gestão da sua clínica veterinária? Pois é: com um sistema, você não fica no escuro!
Ao incorporar um sistema no seu dia a dia, você consegue ter uma visão completa sobre os indicadores da clínica veterinária, entendendo se o negócio está indo bem ou não.
De acordo com o Sebrae, os indicadores são como os valores da empresa. Eles podem mostrar de forma metrificada o quão perto ou o quão longe você está de atingir os seus objetivos.
Isto é, os aspectos do seu negócio que garantem que ele está indo bem. Eles podem considerar, por exemplo:
- O índice de satisfação dos clientes;
- A produtividade dos colaboradores;
- O desempenho financeiro da empresa.
No caso da sua clínica veterinária, você pode querer saber: quantas vacinas foram aplicadas na empresa? Como anda o número de consultas neste mês?
Use o sistema de gestão para acompanhar atentamente o panorama do seu negócio e controle tudo de um só lugar – sem precisar usar diversas ferramentas paralelas.
Além disso, quando você escolhe dividir o trabalho de gerir o negócio com um sistema, você reduz as chances de falhas humanas. Tudo isso traz mais segurança para a operação.
E sabe quem também sai ganhando? Seus pacientes!
Tendo um sistema de gestão que te oferece mais controle sobre operações sensíveis, como a internação pet, você poderá monitorar o tratamento e o estado dos bichinhos em qualquer lugar, a qualquer hora.
Percebeu como aumentar o controle traz benefícios para a sua empresa? Mas ainda tem mais motivos pra você ter um sistema pra chamar de seu.
Fortaleça o seu relacionamento com o cliente
O cliente é a alma de uma clínica veterinária – por isso, manter o relacionamento vivo é super importante!
Mas isso se torna uma tarefa suuuper trabalhosa se, para cada contato, você precisar digitar e enviar mensagens uma a uma. Complicado né?
Para te auxiliar neste processo, o sistema de gestão da clínica veterinária precisa ter ferramentas que simplifiquem esse relacionamento.
Você deve estar se perguntando: “mas que ferramentas são essas?”. Calma, eu te explico:
- Cadastro detalhado dos clientes – Com os dados de cada cliente registrados, fica fácil ver o número de telefone, saber de qual pet ele é tutor e muito mais.
- Automação de mensagens do dia a dia – Mensagens de lembrete de vacina e afins fazem parte da sua rotina? Automatizá-las vai poupar bastante tempo!
- Integração com o WhatsApp – Ter uma comunicação clara e efetiva com os clientes, faz parte da estratégia de sucesso de uma empresa. E, nada melhor que usar o WhatsApp para isso. Afinal, ele é o canal de envio de mensagens mais utilizado pelos brasileiros.
- Pesquisas de satisfação – Mensurar o nível de satisfação dos seus clientes é essencial para que você saiba como anda o desempenho da sua empresa. Um sistema pode te ajudar a fazer isso de forma automática, sem ação manual.
Simplicidade no atendimento veterinário e gestão da clínica veterinária
O atendimento é uma das partes mais importantes do dia de um veterinário e, sendo assim, a que também mais exige atenção.
Por isso, ter um sistema (de preferência, fácil de usar) é fundamental para evitar dificuldades na hora de registrar o prontuário. Se você já se embananou para preencher um prontuário enquanto examinava um bichinho, sabe do que a gente tá falando!
Para completar, ter facilidade para preencher o prontuário diminuirá o esforço manual. Isto é, a rotina se torna mais simples, o que te ajuda a dedicar o máximo de atenção possível para cada bichinho.
Além disso, com a ajuda de um sistema simples, o risco de falhas no preenchimento das informações diminui bastante. O que, no futuro, garante a confiabilidade dos dados do animal.
Relacionamento com o cliente
O cliente é a alma de uma clínica veterinária – por isso, manter o relacionamento vivo é super importante!
Mas isso se torna uma tarefa suuuper trabalhosa se, para cada contato, você precisar digitar e enviar mensagens uma a uma. Complicado né?
Para te auxiliar neste processo, o sistema de gestão da clínica veterinária precisa ter ferramentas que simplifiquem esse relacionamento.
Você deve estar se perguntando: “mas que ferramentas são essas?”. Calma, eu te explico:
- Cadastro detalhado dos clientes – Com os dados de cada cliente registrados, fica fácil ver o número de telefone, saber de qual pet ele é tutor e muito mais.
- Automação de mensagens do dia a dia – Mensagens de lembrete de vacina e afins fazem parte da sua rotina? Automatizá-las vai poupar bastante tempo!
- Pesquisas de satisfação – Mensurar o nível de satisfação dos seus clientes é essencial para que você saiba como anda o desempenho da sua empresa. Um sistema pode te ajudar a fazer isso de forma automática, sem ação manual.
Qualidades importantes num sistema de gestão veterinária
Controle pacotes, agenda e mais com
SimplesVet para Pet Shops.
Você já percebeu que escolher o sistema de gestão da clínica veterinária é uma decisão que afeta diretamente a operação do negócio. Mas, antes de tomar qualquer decisão, é importante entender o que realmente é importante para você e sua empresa pet.
Para te ajudar a decidir, contamos com as dicas de Jéssica Mothé, gestora veterinária e consultora do mercado pet.
Fácil de aprender e de usar
Veterinários não são experts em tecnologia e nem precisam ser. Por isso, a facilidade de usar é um dos primeiros aspectos que Jéssica indica observar em um sistema de gestão para clínicas veterinárias.
Esse é um ponto-chave: afinal, além de aprender a usar, você também vai precisar ensinar a sua equipe a utilizar o sistema.
Logo, optar por um sistema com uma interface simples irá garantir que você e o time aprenderão a usá-lo com facilidade. Quanto mais prático ele for, mais fácil será integrá-lo ao seu dia a dia.
Prontuário sempre à mão
No atendimento clínico ou na internação, ter o prontuário do bichinho sempre à mão garante mais simplicidade e segurança.
Sendo assim, ter um prontuário fácil de consultar garante que o veterinário poderá abrir o sistema e analisar com rapidez:
- A evolução do animal;
- Tratamentos administrados;
- Peso e idade;
- E outros dados importantes.
“Dentro do SimplesVet, você consegue algo que não tem em qualquer sistema. Digamos que eu entrei agora na ficha de um paciente: eu posso, rapidamente, ver os exames que ele fez e fazer um comparativo evolutivo desse animal.
Em uma tela só, faço esse comparativo e consigo verificar o peso, as receitas mais recentes, termos assinados, acompanhar os protocolos vacinais… É muito completo”. Conta Jéssica Mothé.
Controle do agendamento
De acordo com Jéssica, apesar de trabalhar com consultas, muitas clínicas ainda não fazem a oferta de horário marcado. Uma prática que pode gerar longas filas de espera – o que não deixa o cliente feliz.
Ao trabalhar com agendamentos, todo mundo ganha: o cliente e, principalmente, o gestor. Um dos principais ganhos está relacionado à organização, mas não para por aí.
Com o agendamento, você conseguirá expandir o seu olhar estratégico e mensurar o número de consultas – afinal, os dados estarão organizadinhos no sistema.
Em outras palavras, será mais fácil ver a quantidade de consultas realizadas, a taxa de comparecimento e os dias com maior volume de pacientes.
Além disso, você também pode estreitar a comunicação mandando mensagens para lembrar seus clientes sobre cada consulta. Isso diminui os riscos de falta, bem como deixa o cliente ciente a respeito do compromisso, aumentando as chances de comparecimento.
Se você quer dar esse novo passo na gestão pet, contar com um sistema traz ganhos importantes para a operação.
Personalização do sistema de gestão da clínica veterinária
A sua clínica veterinária não é igual a todas as outras. É por isso, que personalizando itens você facilita a análise de aspectos específicos do seu negócio. Por exemplo, os indicadores operacionais.
Vamos supor: para você, um dos motivos para contratar um software de gestão é a necessidade de melhorar a gestão da sua equipe.
Para um caso como esse, um bom indicador para analisar é o índice de produtividade da equipe. Para que você possa fazer isso, basta escolher um sistema que te permita entender como está sendo o desempenho de cada um dos seus funcionários.
Este é um bom exemplo de benefício que um sistema com toda a certeza pode trazer para o dia a dia da sua empresa. Tendo dados completos sobre a produtividade dos funcionários, você poderá orientar melhor a sua equipe promovendo melhorias no dia a dia operacional do time.
Comissionamento veterinário
Muitas clínicas veterinárias trabalham com comissões veterinárias, então, ter uma forma de simplificar o cálculo do comissionamento é essencial.
Quando não existe um sistema para calcular e compartilhar informações, algumas divergências podem acontecer no cálculo do gestor e do funcionário. E, nós sabemos: quando se trata de comissões, um simples erro de comunicação pode atrapalhar (muito!) a relação e confiança do time.
Para facilitar esse processo, é bom contar com um bom sistema de gestão que calcula as comissões de forma automática e compartilhar as informações entre gestor e colaborador.
Tudo isso trará mais transparência e tranquilidade para a gestão.
Saiba mais sobre o comissionamento veterinário clicando aqui
Gestão de estoque
Além da parte clínica, quem trabalha com serviços veterinários precisa ter atenção redobrada para garantir que vacinas, testes, medicamentos e outros itens estejam sempre em dia no estoque.
Estar atento ao estoque irá garantir que os itens essenciais, para o uso interno ou itens para comercialização dos seus clientes, não irão faltar.
Gestores iniciantes podem imaginar que ter o estoque cheio é o suficiente para uma boa gestão de estoque. Mas, isso não significa que o estoque está saudável.
Vamos imaginar, que por algum motivo você comprou 20 sacos de ração canina para raças de grande porte. Porém, historicamente, no mês você só comercializa 12. Isto causará excesso deste produto no estoque.
Apesar de parecer que ter um estoque cheio é a melhor opção fazer isso não é nada saudável. Situações como essa podem ser evitadas se você tiver o auxílio de um sistema de gestão que te diga a quantidade ideal de produtos a serem comprados.
Para simplificar processos como este, ter um software de gestão veterinária faz toda a diferença.
“Quem atua com serviços veterinários precisa estar sempre atento ao estoque de vacinas e testes: é preciso ter a quantidade de itens necessários sempre à mão, além de controlar a validade dos produtos.
Por isso, ter o controle de estoque no sistema é muito importante para a gestão veterinária“. É o que explica a especialista, Jéssica Mothé.
Módulo de internação
Clínicas e hospitais veterinários que trabalham com internação precisam de suporte para gerenciar o dia a dia.
Na rotina, o veterinário precisa saber sobre uma série de coisas: o quão complicado é o estado do animal? Quais sintomas ele apresenta? Qual é o horário da próxima medicação? Será que existe algum procedimento agendado?
Informações importantes, né? Mas, manter tudo isso atualizado através de fichas ou prontuários físicos é inviável. Afinal de contas, o papel envelhece, molha, se perde. Enfim, são muitas possibilidades para perder dados essenciais para a saúde dos pacientes.
É por isso que é recomendado usar um software de gestão em clínicas e hospitais veterinários, especialmente, se houver a oferta de internação.
Ter um sistema de gestão auxiliando a internação garantirá que os procedimentos estão registrados e realizados no tempo correto, da melhor forma possível.
Além disso, com um sistema você poderá gerenciar com clareza e segurança as internações, acompanhando o histórico de evolução de cada bichinho.
Saiba como o SimplesVet ajuda na gestão da clínica veterinária
Se você chegou até aqui, é porque entendeu o quanto ter um sistema de gestão na sua clínica veterinária pode te ajudar.
Por isso, gostaria de te apresentar o SimplesVet, um sistema super simples que ajuda diariamente mais de 5.000 empresas pet em todo o Brasil.
Sistema suuuper simples
O maior objetivo de um sistema de gestão é realmente simplificar o dia a dia do veterinário.
Por isso, criamos uma interface simples, que facilita o uso e evita a perda de tempo durante os atendimentos.
No SimplesVet, você conta com um prontuário simples e fácil de acessar. Nele, você poderá registrar todos os dados do atendimento clínico e acompanhar o histórico do animal.
Para o gestor veterinário, também fica mais fácil conferir indicadores estratégicos e personalizá-los para visualizar os dados que mais importam.
Use onde estiver, no computador ou celular
O SimplesVet é um sistema online. Isso significa que você precisa de um computador ou celular e acesso a internet para usá-lo.
Precisa acompanhar o estado de um paciente ou conferir o status da internação, mas está longe da clínica? Basta acessar o sistema via computador ou celular.
Ter essa possibilidade facilita o acesso aos dados e te deixa sempre no controle da sua empresa pet.
Relatórios estratégicos e completos
Você já se perguntou: quem foi o cliente que mais frequentou sua loja neste mês? Ou qual foi a raça de animal mais atendida? Bom, a gente imagina que já.
É por isso que simplificamos o acesso destes dados. Ao se tornar um usuário do SimplesVet você não estará apenas contratando um sistema, mas também dizendo sim para uma gestão mais estratégica e conectada com dados.
Por lá, você poderá conferir um olhar completo sobre o negócio através de relatórios completos sobre vendas, perfil do cliente, financeiro, estoque e muito mais.
Controle sobre cada detalhe
Já deu para perceber que o SimplesVet é feito para te oferecer controle sobre a rotina da sua clínica ou hospital veterinário, né?
Mas, agora vou te contar os detalhes. Por lá você consegue gerenciar: a agenda dos profissionais, duração dos atendimentos, vacinação e muitos outros.
Além disso, com o auxílio do sistema você poderá definir controles administrativos, como limites de desconto, critérios de comissionamento, permissões de acessos e mais.
Cadastros que simplificam o atendimento clínico e a gestão da clínica veterinária
Otimizar os atendimentos clínicos é um dos objetivos da contratação de um sistema de gestão da clínica veterinária.
Por isso, criamos uma série de cadastros que realmente facilitam o atendimento clínico. Veja quais são:
- Cadastro de modelos de receitas;
- Definição de parâmetos clínicos frequentes;
- Cadastro de patologias;
- Cadastros de exames ofertados na clínica ou hospital veterinário;
- Modelos de documentos.
Quem vive a rotina de atendimentos clínicos sabe o quanto estes cadastros podem adiantar a vida do veterinário!
Saiba mais sobre a otimização do atendimento veterinário
Módulo de internação
Tem internação na sua clínica veterinária? Então, esse módulo do SimplesVet é para você!
O Módulo de Internação Veterinária permite que você tenha visualize o mapa de execução completo.
Nele, você poderá ver quais animais estão internados, quais tratamentos foram receitados, quais medicamentos foram administrados e quais procedimentos foram executados.
Este módulo oferece mais controle e segurança para a equipe de plantonistas. Uma vez que, basta olhar o mapa de execução para saber o que está previsto para o animal.
Além disso, no módulo você também consegue entrar em contato direto com o tutor para casos de urgência – como um pedido de autorização de procedimento.
“Este é um módulo super diferenciado: ele permite um prontuário de internação atualizado e o monitoramento constante dos animais internados.
O veterinário que também é gestor não pode passar 24h por dia na clínica. Com o Módulo de Internação, na hora que for, ele pode acessar o sistema e ver se as coisas estão acontecendo como devem!
Além disso, o módulo facilita a emissão dos documentos exigidos legalmente na internação, com agilidade.
É possível emitir termos de autorização de sedação, internação e cirurgia, de uma maneira muito dinâmica”. Explica, Jéssica Mothé, gestora veterinária e consultora do mercado pet.
Para saber mais sobre o módulo de internação e as suas vantagens, clique aqui.
Relacionamento com o cliente
O cliente é a alma de uma clínica veterinária e nós sabemos disso. Por isso, criamos uma forma de facilitar o seu relacionamento com o cliente.
Através das nossas ferramentas, você poderá:
- Entender o comportamento e preferências de compra dos clientes. Saiba mais
- Enviar mensagens automáticas. Saiba mais
- Oferecer um app para o cliente. Saiba mais
- Promover pesquisas para entender se os seus clientes estão satisfeitos. Saiba mais
E muito mais! Com o SimplesVet você se conecta de forma mais fácil com os clientes, simplifica campanhas de marketing e, consequentemente, potencializa suas vendas.
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Agora que você já sabe o quanto é importante ter um sistema de gestão na clínica veterinária. Quero te convidar para experimentar o SimplesVet.
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