Como melhorar a gestão de tempo de empresas pet

Você já sentiu que trabalha o dia inteiro na sua clínica veterinária ou pet shop, mas a lista de afazeres só aumenta – e o tempo para ações estratégicas diminui cada vez mais? 

Pois é: a vida de gestor pet é corrida e cheia de demandas. Sua gestão de tempo é cada vez mais concorrida e é preciso fazer malabarismos para se dedicar às ações e atividades que realmente garantem o sucesso e crescimento do seu negócio. A pergunta é: como fazer essa mágica virar realidade?

A missão não é fácil, mas com estratégias e ferramentas adequadas, é possível melhorar a sua gestão de tempo, sua produtividade e a do seu time, sem sacrificar o atendimento de alta qualidade e, de quebra, reduzindo os custos operacionais.

Neste artigo, vamos compartilhar com você as melhores estratégias para melhorar a gestão de tempo de sua empresa pet. Para enriquecer a conversa, convidamos dois gestores do mercado pet: Diogo Gorayeb, do Centro de Cuidado Veterinário (RJ), e Thiago Costa, do PetMaster (BA). Eles irão compartilhar suas experiências e ideias sobre como otimizar processos e gerenciar o tempo de maneira mais eficaz.

Vamos abordar a importância de melhorar a gestão de tempo em empresas pet, discutir as questões que influenciam a eficiência dos gestores e explorar as ferramentas que podem facilitar a rotina diária. Com essas dicas, você poderá transformar a gestão do seu negócio.

• Quais as vantagens de melhorar a gestão de tempo em empresas pet?
• E afinal, como melhorar a gestão de tempo em empresas pet?
• Ferramentas para melhorar a gestão de tempo de empresas pet
• Como um bom sistema de gestão veterinária te ajuda a melhorar a gestão de tempo em empresas pet?

Quais as vantagens de melhorar a gestão de tempo em empresas pet?

Para começar: sabia que melhorar a gestão de tempo pode te ajudar em diversos pontos da sua gestão pet, inclusive na redução de custos operacionais? 

Vamos a alguns dos benefícios de gerenciar melhor as suas horas:

Aumento da produtividade

Se você sente que trabalha muito, mas continua com muitas tarefas no “a fazer”, pode ser que a sua rotina seja de muito esforço – e pouca produtividade. Gerenciar melhor o seu tempo pode te ajudar a concentrar sua energia em atividades de maior impacto, que mudam o jogo da empresa e garantem uma gestão pet mais produtiva. 

Por exemplo: dedicar tempo para entender a situação financeira da sua empresa e gerar estratégias de otimização e crescimento é uma atividade que leva a sua empresa para a frente. Porém, usar muitas horas focadas em atividades operacionais tira o seu tempo disponível para se dedicar ao seu papel estratégico.

“Se você tem ações que demoram bastante e trazem pouco resultado, o ideal é considerar como eliminar essas tarefas da sua gestão. Isso é essencial para melhorar a gestão de tempo“, conta Thiago Costa, da PetMaster (BA).

A gestão de tempo, quando feita de maneira contínua, traz benefícios constantes para o aumento da produtividade. Thiago aconselha revisar seus processos sempre que possível, para garantir que está investindo seu tempo nas atividades certas.

Melhor qualidade de atendimento

Com mais tempo disponível, gestores podem se dedicar mais ao atendimento dos clientes e ao bem-estar dos pets. 

É o que Diogo Gorayeb, do Centro de Cuidado Veterinário (RJ), comprova na prática: ele acredita que quando a equipe está menos sobrecarregada com tarefas administrativas, pode oferecer um atendimento mais personalizado e atento.

Diogo enfatiza a importância de um atendimento rápido e preciso para fidelizar clientes e melhorar a reputação do negócio.

Por exemplo, se a equipe de recepção não está ocupada com burocracias, podem ter mais tempo conversando com os clientes, entendendo suas necessidades e proporcionando um atendimento mais acolhedor.

Isso não só melhora a satisfação dos clientes, mas também aumenta a probabilidade de retorno e recomendação do serviço.

Redução de custos

Se você reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas e de baixo valor, vai descobrir também uma melhor alocação de recursos humanos e financeiros. Com a retirada de atividades de pouco impacto e a otimização dos processos operacionais do time, você terá uma equipe que faz mais com menos – além de mais horas disponíveis na sua gestão estratégica.

O efeito final? Redução de custos e aumento na eficiência dos seus investimentos.

“Ao analisar nossas operações e identificar atividades que não contribuem diretamente para nossos objetivos, conseguimos redirecionar esses recursos para áreas que realmente importam“, destaca Thiago Costa. 

E afinal, como melhorar a gestão de tempo em empresas pet?

A forma como você organiza e prioriza suas atividades faz toda a diferença na gestão de tempo. Para economizar tempo na gestão pet, vale a pena repensar algumas estratégias e até mesmo alguns hábitos do dia a dia.

Neste tópico, vamos compartilhar dicas práticas para melhorar a gestão de tempo, baseadas nas conversas com os gestores Diogo Gorayeb e Thiago Costa. Vamos descobrir como eles conseguem otimizar suas rotinas e como você pode aplicar essas estratégias no seu negócio! 

Estabeleça prioridades

Definir prioridades claras é suuuper importante para uma gestão eficiente. Imagine começar o dia sem saber por onde começar, sentindo-se sobrecarregado e sempre correndo atrás de problemas? Sem prioridades bem definidas, isso é comum.

Porém, quando você sabe exatamente o que é mais urgente e importante, pode focar no que realmente faz a diferença. Isso não só economiza seu tempo e recursos, mas também reduz o estresse e ajuda a manter tudo sob controle.

Pensando por essa perspectiva, Thiago Costa menciona que “priorizar tarefas importantes e urgentes faz toda a diferença para garantir que o tempo seja bem utilizado“.

Para identificar as tarefas que valem o seu tempo, entender os conceitos de “importante” e “urgente” é o primeiro passo. Essa clareza irá guiar suas ações, ajudando a entender quando é hora de assumir um compromisso imediatamente – e quais ações são extremamente importantes, mas podem ser planejadas. 

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta criada para ajudar nessa definição. Ela é constituída por dois eixos: importância e urgência.

Importantes são as tarefas que contribuem de forma significativa para os seus objetivos de longo prazo, impactando diretamente o sucesso do seu negócio.

Urgentes são as demandas que precisam de atenção imediata, geralmente com prazos curtos. Elas podem surgir de imprevistos ou da necessidade de resolver problemas que não podem esperar.

• Tarefas urgentes e importantes devem ser realizadas imediatamente. Por exemplo: solucionar uma crise de imagem na sua empresa pet;
  
• Tarefas importantes, mas não urgentes, devem ser planejadas. Por exemplo, definir estratégias para reduzir a perda de produtos por validade em seu estoque;
  
•  Tarefas urgentes, mas não importantes, devem ser delegadas. Por exemplo, limpar os pelos do chão do banho e tosa após o atendimento de um bichinho;
  
• Tarefas que não são nem urgentes nem importantes devem ser eliminadas. Por exemplo, enviar mensagens manualmente para lembrar aos clientes do retorno de vacinas. Que tal automatizar isso no SimplesVet? 😉

Para complementar, Diogo Gorayeb dá uma dica extra: garantir que as tarefas mais importantes sejam realizadas primeiro. Ele sugere que, ao início de cada dia, os gestores façam uma lista das tarefas mais críticas e se comprometam a completá-las antes de passar para atividades menos prioritárias.

Delegue tarefas

Já percebeu que delegar tarefas faz parte do processo de melhorar a gestão de tempo, né? Para isso, identificar as tarefas que podem ser delegadas e treinar a equipe são passos fundamentais.

Diogo Gorayeb compartilha dessa visão, treinando sua equipe para que eles sejam responsáveis por cada função, sem que precisem dele o tempo inteiro para resolver as demandas.

“É preciso formar uma equipe que seja capaz de tomar decisões, sem precisar de você o tempo inteiro. Quando cada responsável assume suas decisões, você ganha tempo para focar em outras coisas”, afirma Diogo.

Aqui estão alguns exemplos de tarefas que você pode delegar:

• Funções administrativas: controle de estoque, atualização de registros e gestão de agendas;
• Marketing digital: campanhas de marketing, gestão de redes sociais e criação de conteúdo;
• Atendimento ao cliente: enquanto o atendimento inicial e de rotina pode ser feito por uma equipe treinada, questões mais complexas ou que exigem decisão estratégica devem ser tratadas diretamente pelo gestor;
• Gestão financeira: muitas tarefas financeiras, como a emissão de notas fiscais, pagamentos e controle de despesas, podem ser delegadas a um contador ou a um profissional de finanças.

Leia mais: Delegar tarefas: essencial para sua gestão pet

Ferramentas para melhorar a gestão de tempo de empresas pet

Na gestão de clínicas veterinárias e pet shops, adotar ferramentas pode realmente mudar o jogo. Essas soluções simplificam as tarefas do dia a dia e oferecem uma visão completa do seu negócio. Então, que tal dar uma olhada em algumas das principais ferramentas que podem transformar a gestão do seu negócio pet, trazendo mais eficiência e praticidade para a sua rotina?

Automatize processos

Automação é uma das chaves para melhorar a gestão de tempo em empresas pet. Thiago Costa utiliza o SimplesVet para a gestão de estoque e as ferramentas ClubChat e Gendo para automação de atendimento no WhatsApp. 

“A automação reduz o tempo gasto em tarefas repetitivas, permitindo que a equipe se concentre em atividades de maior valor“, afirma Thiago.

Aqui no SimplesVet, sabemos que a automação pode ser um grande aliado na gestão do seu negócio. Diogo Gorayeb, por exemplo, utiliza nosso sistema para automatizar campanhas de marketing e manter o controle financeiro sempre atualizado.

Mas o que isso significa na prática?

• Automação de marketing: com o SimplesVet, Diogo consegue criar e enviar campanhas de e-mail marketing automaticamente para seus clientes, lembrando-os de consultas agendadas, ofertas especiais e campanhas de vacinação. Isso garante que seus clientes estejam informados, sem a necessidade de enviar cada mensagem manualmente;
• Gestão financeira: Diogo usa o SimplesVet para automatizar o controle de receitas e despesas, emitir notas fiscais e gerar relatórios financeiros detalhados. Isso facilita a visualização da saúde financeira da clínica e auxilia na tomada de decisões estratégicas.

Faça uma boa gestão da sua agenda

Como anda sua organização pessoal? Esse é um dos pontos mais importantes, capaz de fazer todo o resto funcionar ou não. Thiago Costa, por exemplo, usa o Google Agenda para planejar e organizar suas atividades diárias.

É incrível como isso pode ajudar a manter tudo em ordem. O gestor da PetMaster destaca a importância de agendar todas as atividades, desde reuniões até tarefas individuais, para manter um cronograma bem estruturado.

Diogo Gorayeb utiliza a agenda do SimplesVet para gerenciar tarefas e compromissos na clínica, destacando a importância de manter um cronograma bem estruturado. Ele menciona que essa ferramenta não só ajuda na sua organização, mas também oferece uma visão clara do atendimento da equipe, permitindo ajustes e melhorias contínuas no fluxo de trabalho.

Leia mais: Ferramentas de comunicação interna para empresas pet

Como um bom sistema de gestão veterinária te ajuda a melhorar a gestão de tempo em empresas pet?

Melhorar a gestão de tempo em empresas pet é um enorme desafio. Com tantas tarefas a serem realizadas diariamente, encontrar formas de otimizar processos e aumentar a eficiência é mais do que importante.

É aqui que entra a importância de um bom sistema de gestão veterinária, como o SimplesVet. Este tipo de ferramenta não apenas integra todas as funções do seu negócio, mas também reduz bastante o tempo gasto em tarefas administrativas, melhorando a coordenação entre diferentes áreas. 

Veja como o SimplesVet te ajuda a melhorar a gestão de tempo em empresas pet:

• Gestão de estoque: controlar a saída e entrada de produtos pode ser uma tarefa demorada, mas com o SimplesVet esse processo se torna muito mais eficiente. Você pode gerar relatórios detalhados sobre o desempenho dos produtos, permitindo uma visão clara do que está em alta demanda e do que precisa ser reabastecido.

• Atendimento ao cliente: o SimplesVet é uma ferramenta poderosa para melhorar o atendimento ao cliente. Ele permite manter um histórico completo dos pets, agendamentos e lembretes automáticos. Dessa forma, facilitando a comunicação com os clientes e melhorando a qualidade do atendimento.
• Automação de marketing: com o SimplesVet, enviar campanhas personalizadas e segmentar clientes para um melhor alcance se torna uma tarefa simples. Isso aumenta a eficácia das ações de marketing sem demandar muito tempo da equipe.
• Relatórios financeiros: monitorar receitas e despesas é importante para qualquer negócio. O SimplesVet facilita essa tarefa ao oferecer uma análise detalhada dos indicadores financeiros da sua empresa pet.

Um bom sistema como o SimplesVet não só economiza tempo na gestão pet, mas também melhora a eficiência operacional. Ele permite que gestores se concentrem no que realmente importa: o cuidado com os pets e a satisfação dos clientes.

Experimente grátis por 7 dias e veja como o SimplesVet pode transformar a gestão do seu pet shop ou clínica veterinária.