Fechamento de caixa: o que é e como implementar?

O dia a dia dentro de uma clínica veterinária ou pet shop é bastante agitado. No meio dessa correria, pode faltar tempo para cuidar de algumas atividades essenciais para o bom funcionamento do negócio, como manter o controle financeiro da empresa e cuidar do fechamento de caixa.

Mas, se esse é o seu caso, não se preocupe! Pois, neste post, vamos mostrar que com a organização certa e a adoção de algumas rotinas diárias, é possível trabalhar, cuidar do seu negócio e ainda manter o seu fluxo de caixa em dia da melhor forma possível.

Quer saber como? Então, confira nossas dicas abaixo!

Primeiramente: o que é o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa nada mais é do que a movimentação de todo o dinheiro que entra e sai de uma empresa. Por meio dele é possível saber quanto se faturou, quanto foi pago em contas, quais foram os custos, despesas, e como foi a movimentação financeira em um determinado período.

Se uma empresa não mantém um fluxo de caixa muito bem planejado, é bem provável que ela não saiba se dá lucro ou prejuízo. E nem se consegue arcar com todas suas obrigações.

O resultado disso são atrasos, dívidas, cobrança de juros e uma bola de neve financeira cada vez mais difícil de resolver. Com certeza não é isso que você quer para sua clínica veterinária e pet shop, não é mesmo?

Como implementar e manter um fluxo de caixa eficiente

Ter um bom fluxo de caixa no seu negócio é primordial! Mas por onde e como começar? Como estabelecer uma rotina para mantê-lo organizado sempre? Separamos algumas dicas básicas. Vamos lá:

1. Defina por onde a empresa vai pagar e receber

Determine com clareza quais são as contas (bancos, caixa físico, poupança) que a empresa utiliza tanto para pagamentos quanto recebimentos, juntamente com o saldo inicial das mesmas.

2. Tenha um local confiável para registrar o fluxo de caixa

Hoje temos planilhas eletrônicas e sistemas de gestão que permitem controlar o fluxo de caixa com muito mais praticidade e segurança – mas se o papel funciona bem para você, faça seu fluxo de caixa nele.

Apenas certifique-se que o controle será bem feito, centralizando tudo em um único só lugar, e cuidado para não errar as contas quando realizar o fechamento de caixa.

3. Registre e monitore tudo diariamente com o máximo de informações

Todas as movimentações do fluxo de caixa precisam estar preenchidas com, no mínimo, o valor da movimentação, nome, categoria (tipo de receita ou despesa), data e destino do dinheiro.

Todo e qualquer valor gasto ou recebido deve ser lançado no fluxo – mesmo aqueles que parecerem irrelevantes. Por isso, não se esqueça de sempre pedir recibos, comprovantes, notas fiscais e tudo que possa provar que tal movimentação aconteceu.

4. Tome nota de todas as transferências entre contas

Suponhamos que um pagamento de R$ 400,00 entra no caixa da empresa. Ao mesmo tempo, você precisa de R$ 200,00 amanhã no banco para pagar um débito automático e deposita esse valor em sua conta corrente.

Logo, quando uma “Transferência entre Contas” desse tipo acontecer, lembre-se de registrá-la no seu fluxo de caixa, destacando que uma receita ou despesa for transferido para outro lugar dentro da sua empresa.

5. Planeje receitas ou despesas recorrentes

Se uma movimentação acontece todo mês, você pode registrá-la previamente no seu fluxo de caixa para se organizar melhor.

Um exemplo é a conta de aluguel – ao criar a movimentação “Aluguel Clínica” para o próximo mês, você já se resguarda financeiramente, ajudando assim a planejar o seu fluxo de caixa até a data de pagamento.

Leia também: como controlar o fluxo de caixa de clínicas veterinárias

Realizando um fechamento de caixa preciso

O fechamento de caixa é o ato de conferir todas as movimentações financeiras realizadas durante o dia, verificando se os valores registrados estão corretos. Realizado sempre ao final do expediente, é a atividade mais importante para manter o seu fluxo de caixa em ordem. Mas para realizá-lo da forma certa, é necessário seguir alguns passos básicos:

Conferência de valores

Para contar os valores que entraram e saíram do caixa, recomenda-se separar os quantias das movimentações nas seguintes categorias: notas, moedas, cheques, débitos e créditos, vales, entre outros.

Para que o fechamento de caixa seja completo, é essencial acompanhar também as movimentações do seu dinheiro no banco. Por isso tenha em mãos os extratos da sua conta para conciliá-la juntamente com o fluxo de caixa.

Cálculos das entradas e saídas

Apesar de parecer simples, o cálculo de somar todas as entradas e saídas, subtrair um do outro e descobrir quanto ficou no caixa pode causar alguma confusão. É bem comum que os valores não batam, fazendo com que o fechamento de caixa tenha mais ou menos dinheiro do que deveria.

Isso pode acontecer por várias razões: erro de troco, falta de recibo, registro errado, desvios, entre outros. Ao notar esse tipo de divergência, não deixe para depois: investigue o que pode ter ocorrido e corra atrás da resposta até resolver!

Preparo do caixa para o dia seguinte

Após concluir o fechamento de caixa e verificar que todos os valores de entradas e saídas estão corretos, é preciso deixar o caixa pronto para o dia seguinte. Lembre-se de:

• Retirar os valores em dinheiro em excesso e depositar na conta corrente da empresa. Esse procedimento, também conhecido como “sangria”, é importante principalmente por trazer segurança ao dinheiro da empresa;
  
• Registrar o fechamento de caixa resultante do dia no controle financeiro da empresa;
  
• Deixar um valor monetário para o caixa para ser usado no dia seguinte como capital de giro – principalmente para pequenos pagamentos e troco.

Uma analogia interessante diz que o fluxo de caixa é como se fosse o “pulmão” de um negócio. É ele que mantém o dinheiro entrando e saindo do caixa, em uma circulação ordenada e sustentável. Obviamente, qualquer deslize nesse processo pode afetar a saúde financeira da sua clínica veterinária e pet shop e colocar sua existência em risco.

Por isso, não se descuide: manter uma boa rotina financeira, com um fluxo e fechamento de caixa disciplinado é meio caminho andado para o sucesso do seu negócio!

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