Ferramentas de comunicação interna para empresas pet

Você já parou para pensar na importância da comunicação interna para o sucesso da sua empresa pet? Imagine poder otimizar as operações, melhorar a colaboração da equipe e, como consequência, proporcionar um serviço excepcional aos seus clientes peludos.

Para isso, você precisa estar em sintonia com seus colaboradores, garantindo uma comunicação assertiva com os funcionários e favorecendo os protocolos da empresa. E, para alcançar esse propósito, é importante estar conectado com as melhores ferramentas de comunicação que podem te ajudar a aprimorar a sua gestão veterinária,

É por isso que, neste artigo, vamos explorar quais são e como essas ferramentas podem te ajudar – indo além de somente o uso do WhatsApp, por exemplo. Para isso, contamos com a experiência de gestores e especialistas da gestão pet, como Paulo Henriques, Diogo Gorayeb e Jessica Mothé. Venha conosco nesta jornada para impulsionar o sucesso do seu negócio pet através da comunicação interna!

• Vantagens e desafios ao utilizar boas ferramentas de comunicação interna
• Explorando as ferramentas de comunicação interna
• SimplesVet: seu aliado na comunicação interna

Vantagens e desafios ao utilizar boas ferramentas de comunicação interna

Antes de mergulharmos nas estratégias e motivações por trás da implementação das ferramentas de comunicação, é importante destacar suas vantagens.

Se ainda está em dúvida se vale a pena implementar novas ferramentas de comunicação interna na sua empresa nesse momento, continue lendo essa seção. Caso já tenha tomado a decisão de trazer novas ferramentas e aprimorar sua comunicação interna, clique aqui e veja nosso próximo tópico com dicas de ferramentas.

Vantagens

Agilidade na troca de informações: as ferramentas de comunicação interna permitem que as informações sejam compartilhadas de forma rápida e eficiente entre os membros da equipe. Isso facilita a comunicação em tempo real, agilizando processos e tomadas de decisão, no final, a qualidade de atendimento ao cliente também acaba sendo beneficiada.

Padronização de procedimentos: se sua empresa possui uma documentação de procedimentos operacionais padrão (POPs), as ferramentas de comunicação interna podem ajudar a garantir que todos os colaboradores sigam os mesmos padrões e protocolos de trabalho. Isso promove a consistência nas operações e contribui para a qualidade dos serviços prestados.

Engajamento da equipe: as ferramentas de comunicação podem estimular o engajamento do time. Através de canais de comunicação interna, os colaboradores se sentem mais conectados e informados sobre as atividades da empresa, o que aumenta o senso de pertencimento e motivação.

Melhoria na comunicação interna: a implementação de ferramentas de comunicação interna proporciona uma comunicação mais clara e eficaz dentro da empresa pet. Isso reduz ruídos na comunicação, evita mal-entendidos e contribui para um ambiente de trabalho mais colaborativo e produtivo.

Desafios

E, embora as ferramentas de comunicação prometam melhorar a eficiência e a colaboração, a implementação nem sempre é fácil. Os desafios que você pode encontrar nessa trajetória são:

Resistência à mudança: muitos colaboradores podem resistir à adoção de novas ferramentas de comunicação devido ao receio do desconhecido ou da mudança na rotina de trabalho. É importante oferecer treinamentos e suporte adequados para garantir a aceitação e a utilização efetiva das ferramentas.

Dificuldades na integração com outras ferramentas: ter mais de uma ferramenta de comunicação interna pode ser um desafio não só de adaptação, mas também técnico. É importante analisar detalhadamente as ferramentas e processos existentes, identificando possíveis pontos de integração e implementando soluções adequadas para garantir uma adaptação suave e eficiente.

Explorando as ferramentas de comunicação interna

Na jornada pela melhoria da comunicação interna em empresas pet, é necessário explorar ferramentas que promovam a eficiência e a colaboração entre os membros da equipe.

Aqui, vamos mergulhar em algumas dessas ferramentas e entender como elas podem transformar a sua gestão veterinária em algo mais ágil, conectado e a favor dos objetivos da sua empresa.

Google Sites: o livro da sua operação

O Google Sites, uma ferramenta gratuita e simples para construção de sites, oferece uma maneira poderosa de documentar e compartilhar informações importantes dentro da empresa pet. Essa é uma ferramenta que muitos não conhecem, mas que pode ser muito útil para agrupar informações importantes, tanto para novos colaboradores quanto para os mais antigos.

Por exemplo, você pode utilizar o Google Sites para reunir procedimentos operacionais padrão (POPs) e outras informações essenciais de forma organizada e acessível. Pense que muitas vezes essas informações estão espalhadas por pendrives, e-mails ou impressas por aí. Tê-las em um lugar, de forma virtual, pode facilitar a vida de toda sua equipe, inclusive a sua.

A consultora do mercado pet e sócia do Lola’z Pet (RJ), Jessica Mothé, exemplifica como utilizar os POPs nessa abordagem: “Nos POPs, comunicamos como é que a gente quer que execute determinadas tarefas. A gente tem POP que é em vídeo, escrito… Isso facilita muito a comunicação. Por exemplo, entrou um plantonista novo e ele precisa aprender a usar o SimplesVet, a usar a agenda, a registrar o prontuário, etc. O procedimento operacional padrão me ajuda nisso”.

Ou seja, os POPs disponíveis no site que você criar, além de ajudar no treinamento de novos funcionários sobre como cada tarefa deve ser feita, ainda podem ser utilizados para ensinar como utilizar as ferramentas que te apresentamos aqui.

Além disso, o Google Sites é super fácil de atualizar, então sempre que um procedimento for atualizado ou adicionado, será simples de fazer isso na ferramenta – sem precisar, por exemplo, ter que jogar fora todos os manuais impressos porque uma regra mudou. Viu só quantas possibilidades? 

TV interna: transmita mensagens importantes

A TV interna, ou TV corporativa, é uma ferramenta visual poderosa para transmitir mensagens importantes e reforçar a cultura organizacional da sua empresa pet.

Você pode utilizar essa ferramenta para a criação de conteúdo atrativo, como vídeos educativos sobre cuidados com animais e slides informativos para sua equipe (o Google Slides pode te ajudar na criação desse material!).

Você pode utilizar a TV para relembrar as boas práticas da empresa, como formas de organizar os materiais após serem utilizados ou reforçar uma mensagem que precisa de atenção naquele momento. 

Além disso, ao ser utilizada em áreas comuns da empresa, como a recepção, a TV interna não só engaja a equipe, mas também educa os clientes, fortalecendo o relacionamento com a clínica ou pet shop. Que tal apresentar promoções, serviços ou produtos que não estão performando tão bem como esperado? Tudo isso é possível.

Asana: gerenciamento de tarefas simplificado

O Asana é uma plataforma de gestão de projetos colaborativos para equipes e se destaca como uma ferramenta eficaz para o gerenciamento de tarefas e a comunicação transparente entre os membros da equipe. Com essa ferramenta, que também é gratuita, você pode definir metas para toda a empresa e gerir seus planos estratégicos.

Jessica Mothé ressalta a importância de criar projetos e tarefas específicas para cada equipe, definindo prazos claros e acompanhando o progresso das atividades – e isso tudo é possível utilizando o Asana. Além disso, com essa ferramenta, também é possível realizar comentários e marcar a pessoa responsável pela tarefa, assim mantendo uma interação durante o andamento do processo.

A especialista, inclusive, destaca como essa ferramenta pode ser um avanço para quem utiliza apenas ferramentas de mensagens para demandar e acompanhar tarefas. “Com o WhatsApp, por exemplo, não tem como gerenciar o que você demandou para o seu colaborador. Você consegue usá-lo de forma efetiva para avisos, de fato, mas quando você quer comunicar demandas, no WhatsApp se perde com o volume. Você vai dando uma demanda, outra, outra e como vai controlar a execução daquilo? Para isso, eu utilizo o Asana”, diz Jessica.

Com essa ferramenta, é possível aumentar a produtividade e melhorar a colaboração entre a equipe, garantindo uma comunicação eficiente e alinhada com os objetivos da sua empresa pet. Uma alternativa para essa ferramenta é o Trello, que desempenha um papel semelhante de gerenciamento de tarefas e, assim como o Asana, também é gratuito.

WhatsApp: conversa instantânea

Por último, a mais conhecida ferramenta de comunicação interna… WhatsApp! Atualmente, essa é uma ferramenta onipresente que se tornou fundamental para a comunicação interna em muitas empresas pet. Apesar disso, essa ferramenta muitas vezes é utilizada sem uma comunicação padronizada. E, assim como todos os protocolos de atendimento, a comunicação interna – e nesse caso o WhatsApp – também precisa de normas para um uso eficaz de acordo com as necessidades da sua empresa. 

O gestor da Pet Master (BA), Paulo Henriques, destaca a importância de criar grupos específicos para diferentes equipes, por exemplo, se for o caso de uma média ou grande empresa. Segundo ele, isso permite uma comunicação mais direta e segmentada.

“Você pode ter o grupo só de médicos veterinários, o grupo só de enfermeiros, o grupo só do pessoal de loja, mas você precisa ter também um grupo geral, um grupo que envolva toda a equipe. Porque existem informações que têm que ser de conhecimento geral”, sugere Paulo. 

Além disso, Paulo acrescenta que estabelecer diretrizes claras – como por exemplo definir horários para o envio de mensagens, orientações quanto a conteúdos que podem ou não ser compartilhados nos grupos da empresa, etc – ajuda a manter a comunicação organizada e eficiente. Por isso, a dica dele é: crie processos e treine a equipe sempre que necessário.

“Quando você tem um problema dentro da empresa, geralmente é porque não tem um processo. Quando se deparar com um problema, pense se você tem um processo para isso. Se a resposta for não, crie um processo. Se você tem um processo, mas um erro aconteceu, você tem que pensar se houve uma falha na execução do processo. Se sim, identifique quem foi a pessoa para poder treiná-la corretamente”, explica Paulo. 

Além disso, para o gestor do Centro de Cuidado Veterinário (RJ), Diogo Gorayeb, na fase inicial do uso do WhatsApp, é preciso estar sempre estimulando a equipe. E isso se inicia com o exemplo do gestor, que é a pessoa responsável por criar as diretrizes. Assim, todos aprendem via exemplo.

“Se não estiver acontecendo interações, pergunte: ‘Alguém tem uma opinião?’. Tenta puxar assunto para não ficar muito automático. Manda uma mensagem pedindo feedback para o pessoal se sentir mais confortável. Às vezes as pessoas têm vergonha de falar em grupo de WhatsApp, então a gente tem que estimular e assim todo mundo participa”, diz Diogo.

Leia mais: Como usar o WhatsApp na sua Clínica Veterinária

SimplesVet: seu aliado na comunicação interna

Além das diversas ferramentas de comunicação interna mencionadas anteriormente, como WhatsApp, Google Sites, TV interna e Asana, é importante destacar o papel do SimplesVet como um verdadeiro aliado na gestão veterinária.

Ao explorar os recursos do SimplesVet, você terá acesso a uma plataforma abrangente que facilita e otimiza as operações da sua empresa pet. Por meio da agenda, você pode confirmar os compromissos com seus veterinários, compartilhar observações importantes sobre o cliente e manter uma boa comunicação entre a recepção e o corpo médico.

Além disso, o SimplesVet oferece a possibilidade de criar e compartilhar documentos padronizados, como procedimentos operacionais padrão (POPs), garantindo que toda a equipe tenha acesso às informações necessárias de forma rápida e fácil, como por exemplo, termos e autorizações que fazem parte de sua rotina.

Outro recurso importante é o lembrete de contas a pagar, que ajuda a manter o controle financeiro da empresa em dia, evitando atrasos e garantindo o bom funcionamento das operações.

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