Procedimento operacional padrão para pet shop, saiba como criar!

Ter um procedimento operacional padrão para o pet shop pode ajudar o seu negócio de múltiplas maneiras. Primeiro, porque serve como um mapeamento das melhores práticas para todo o fluxo de trabalho.

Além disso, é uma poderosa ferramenta de capacitação e treinamento de colaboradores. Um POP (abreviatura para procedimento operacional padrão) serve como uma verdadeira bússola para buscar e alcançar o sucesso para a sua gestão.

Quer saber como fazer um POP? Acompanhe a gente ao longo desta leitura, e você vai perceber como ele pode ser suuuper benéfico para o seu pet shop!

O que é procedimento operacional padrão pet shop?

Pense no procedimento operacional padrão como uma espécie de guia: nele, você e os seus colaboradores podem consultar um determinado fluxo lógico e eficiente de trabalho para as mais diversas atividades.

Digamos, por exemplo: o recebimento de novos produtos. Algo que pode ser iniciado desde a notificação de necessidade de compra de novos itens, o contato com o fornecedor, o recebimento da carga, o cadastro da mercadoria e a organização dentro do estoque — assim como a distribuição para as prateleiras do pet shop.

Não é tanto um check-list, mas um mapeamento que seja objetivo, claro e resolutivo para as tarefas dentro da sua empresa.

Agora, imagine o quanto isso pode agregar benefícios para a sua gestão e a capacitação da sua equipe? Um POP padroniza os procedimentos dentro do pet shop, confere organização 

à rotina e, ainda, compõe uma qualidade inquestionável aos serviços prestados.

E você deve saber que isso afeta, diretamente, na reputação da sua marca. Pode ser um diferencial e tanto para atrair novos clientes e fidelizar consumidores, também.

Só que é inegável o impacto disso, primeiramente, para os processos internos. Você pode criar um dia a dia muito mais blindado contra falhas e imprevistos e, certamente, vai ter uma comunicação interna e externa ainda mais eficientes.

Como funciona o POP (procedimento operacional padrão) para o pet shop?

A partir do uso de um procedimento operacional padrão para o pet shop, você consegue alinhar os processos da sua organização da melhor forma possível.

É só pensar, rapidamente, em como o seu pet shop se prepara para um banho e tosa: sua atual equipe deve saber cada etapa do processo instintivamente, mas o caminho até lá pode ser lapidado com o auxílio do POP.

Tem mais: e se um novo colaborador é contratado? Essa ferramenta pode ser fundamental para ajudar no treinamento e na capacitação desse profissional, minimizando logo de cara qualquer erro ou imprevisto. 

Portanto, planeje o seu procedimento operacional padrão a partir de um mapeamento completo da sua empresa. Como dissemos, qualquer atividade pode ter o seu POP. E já nesse exercício de mapear as tarefas e suas respectivas etapas, o resultado final pode te trazer inspirações para tornar o fluxo de trabalho ainda mais eficiente, já pensou nisso?

Qual é a importância do procedimento operacional padrão para um pet shop?

Talvez, a organização e padronização sejam as recompensas mais perceptíveis na sua rotina. Mas já mostramos que os pontos positivos de um POP não param por aí, e o motivo é simples: você pode aplicar em qualquer atividade da empresa e isso pode agregar valores distintos para cada uma delas.

Por exemplo: você pode ter uma redução em erros operacionais na recepção com um POP. A perda de itens em estoque por conta de um prazo de validade expirado, também. É possível, ainda, ter mais produtividade de atendimento se os seus colaboradores seguirem à risca o procedimento operacional padrão para cada tipo de serviço ofertado.

Então, a gente pode dizer que um POP é suuuper versátil e recheado de benefícios. E esses aspectos são melhor alinhados quando atingem, em cheio, as suas necessidades e os objetivos identificados em seu mapeamento.

Como os POPs ajudam a melhorar a qualidade de serviços de um pet shop?

Acima, demos um exemplo que pode ilustrar muito bem isso: a ineficiência em um atendimento. Digamos, por exemplo, que o colaborador que cuida da recepção também pode explorar suas habilidades em vendas.

Só que essa capacidade ainda não foi devidamente explorada.

E, aí, o procedimento operacional padrão do seu pet shop supre, justamente, essa carência. Você pode criar um POP que ajude esse colaborador a abordar, interagir, desconstruir resistências e objeções dos clientes e, até mesmo, negociar uma condição diferenciada de pagamento.

É claro que esse exemplo envolve muitas variantes e a ideia do POP é eliminá-las, e não considerar cada uma delas. Mesmo assim, é uma forma de aplicação do procedimento operacional padrão para dar uma aprimorada nos serviços realizados em seu pet shop.

Leia também: como elaborar o organograma para pet shop

Como criar um procedimento operacional padrão para o pet shop?

Agora, já sabemos o que é e para que serve o procedimento operacional padrão para um pet shop. Mas, afinal de contas, como elaborá-lo?

Isso vai demandar um bom investimento em tempo e em discussões com a sua equipe para avaliar, ponto a ponto, como funciona toda a empresa e quais são os obstáculos identificados (e ainda imprevistos) de cada uma das etapas do fluxo produtivo.

Mas entenda que esse é um “problema” que só demanda o planejamento inicial. Em seguida, todos devem apenas seguir à risca o POP e, ocasionalmente, rever os processos para avaliar oportunidades de melhorias.

Mas não precisamos nos adiantar, aqui. A seguir, vamos explicar como você pode criar um procedimento operacional padrão para o seu pet shop.

Identifique quais são os processos cruciais para o funcionamento da empresa

Tudo começa com um bom mapeamento — assim como toda caça ao tesouro se inicia. Para que o seu POP tenha forma e volume, identifique todos os processos da empresa.

Em seguida, monte um fluxo lógico para a realização de cada um deles. Nessa etapa, você talvez encontre carências, deficiências, necessidades e, também, oportunidades. Pode ser o momento ideal para rever os atuais processos para torná-los ainda melhores.

Com isso em vista, você tem a base estrutura para montar um ou mais procedimentos operacionais para o seu pet shop.

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Crie documentos detalhados para descrever as etapas dos processos

Vamos destacar, a seguir, um exemplo prático de como deve ser o seu procedimento operacional padrão. Vamos imaginar que a ideia do seu POP, aqui, é relacionado à limpeza da área de banho e tosa da empresa.

Primeiro, dê um nome ao documento. Algo como: “Limpeza Diária da área de banho e tosa”.

Em seguida, explique o motivo para a realização da tarefa. A importância explícita pode ajudar a dar um grau maior de atenção e importância quando seus colaboradores tiverem essa tarefa marcada na rotina deles — por exemplo: após o término do último atendimento.

Por fim, você pode descrever, em lista, um passo a passo a ser realizado. Isso vai depender do seu atual processo, e ele deve ser detalhado com objetividade e transparência.

Não deixe dúvidas no ar, é importante que os colaboradores entendam e saibam como proceder da primeira à última etapa da lista e, assim, concluir a tarefa sem problemas.

Padronize todos os procedimentos e treine sua equipe para aplicá-los

Vale lembrar que um procedimento operacional padrão — independentemente de qual seja o seu objetivo — pode vir acompanhado de anexos. Eles podem vir na forma de links, trechos de livros, tabelas… Qualquer coisa que ajudem a tornar a mensagem mais clara em qualquer etapa descritiva do processo.

Também, aponte os responsáveis envolvidos na elaboração e revisão (já que o POP deve ter versões para cada atualização realizada). Assim, todos sabem a quem recorrer que dúvidas surgirem a respeito do material.

Com isso tudo definido, faça um teste. Dê o POP a um colaborador e peça que ele utilize-o ao longo de um período pré-determinado — como uma semana.

Depois, avalie o que foi percebido de positivo e o que se mostrou um obstáculo na compreensão do material e também  na execução da tarefa conforme indicado no POP.

Isso é fundamental para que esse planejamento estratégico realmente seja benéfico para toda a empresa.

Quais POPs posso implementar no meu pet shop? 

Como apontamos ao longo de todo o artigo, até aqui, o procedimento operacional padrão pode ser desenvolvido para as mais diversas atividades de um pet shop.

Mas se você precisa de algum tipo de orientação e inspiração para elaborar os seus procedimentos conforme a rotina do seu pet shop, especificamente, nós podemos ajudar.

Abaixo, reunimos algumas atividades que podem ser muito bem agraciadas com um documento padrão para a sua execução. Confira!

Administração de medicamentos

Muitos profissionais não sabem como manusear, adequadamente, insumos e medicamentos. E todo treinamento é mais do que bem-vindo para manter os seus serviços impecáveis e confiáveis, e também para agregar uma experiência positiva para o pet.

Então, avalie quais são os produtos comercializados no seu pet shop, e administrados ali, para que seus colaboradores saibam exatamente como proceder com cada um deles.

E se você administra vacinas no seu estabelecimento — ou planeja oferecer o serviço —, é importante se atentar a detalhes, protocolos, regras e exigências legais para garantir a integridade total do medicamento.

Inclusive, para situações tão específicas assim, você não precisa contar exclusivamente com a sua boa memória: o SimplesVet tem um recurso suuuper prático que cria, rapidamente, protocolos de vacinas — como a quantidade de aplicações e o intervalo de tempo entre cada uma delas.

Simples assim, você consegue organizar e gerir um processo ainda mais completo e seguro para os pacientes.

Atendimento ao cliente

Abordagem, relacionamento, notificações, agenda do pet shop, vendas, trocas, imprevistos… Perceba quantas interações diferentes os seus colaboradores podem ter com os seus clientes e consumidores em potencial.

E mais: com diferentes perfis de pessoas (e animais de estimação). Isso exige um trato personalizado, diferenciado e muito bem alinhado com a sua marca.

É, portanto, um prato cheio de oportunidades para investir em um procedimento operacional padrão do pet shop. Assim, o treinamento e a capacitação da sua equipe podem ocorrer com muito mais eficiência e facilidade.

Banho e tosa 

E que tal ter um POP para o banho e tosa? Especialmente, levando em consideração algumas características dos animais de estimação, como:

• espécie;
• porte;
• características;
• solicitações específicas (como cortes apropriados para cada pelagem, por exemplo).

O procedimento ajuda a garantir que todos os atendimentos vão seguir, à risca, as melhores práticas para uma conclusão satisfatória.

Cuidado com os animais

Nem todos sabem como manusear os animaizinhos de estimação — e, aqui, vale lembrar que cada espécie tem as suas peculiaridades, mas sem esquecer o temperamento de cada um dos seus clientes.

Com isso, vale a pena desenvolver um POP para que os seus profissionais consigam proporcionar um atendimento gentil, calmo e eficiente. E com a menor ocorrência possível de estresse para os animais de estimação sob a responsabilidade deles.

Gerenciamento de estoque

Cuidar do estoque não é a tarefa mais simples de uma gestão de pet shop. Mas está longe de ser impossível, sendo que um procedimento operacional padrão tem tudo para tornar as atividades relativas ao setor mais simples e práticas.

Indo além desse aspecto, dá para conhecer, também, as melhores práticas e ferramentas para uma boa gestão de estoque — algo que o SimplesVet faz suuuper bem, sabia?

Gerenciamento de reclamações dos clientes

Opa, um cliente voltou à recepção do seu pet shop para reclamar de um produto? Ou, ainda, que não gostou do resultado do banho e tosa?

Poderíamos separar um artigo inteirinho com as possíveis e prováveis reclamações de clientes. E você, sem dúvidas, conhece grande parte delas.

Que tal, então, transformá-las em soluções descritas em um procedimento operacional padrão para o pet shop? Com esse documento em mãos, sua equipe vai saber como proceder para que a insatisfação seja gradativamente contornada e a melhor solução seja apresentada para não afetar (ainda mais) a experiência do cliente. E, quem sabe, transformar essa queixa em satisfação?

Gestão de resíduos em um pet shop

Mesmo gerando dezenas de toneladas de resíduos, o Brasil ainda recicla pouco: menos de 4% do total é manuseado apropriadamente. Esse pode, então, ser um diferencial impactante para o seu negócio — tanto para o meio-ambiente quanto para a reputação da sua marca.

Só que o tema pode ser confuso para muitas pessoas. Inclusive, para a sua própria equipe. Daí, a importância desse procedimento operacional padrão para o seu pet shop. O que vai contribuir ativamente para o descarte correto de resíduos e para o aumento da conscientização geral a respeito do assunto.

Higiene e segurança

Explore os processos que envolvem a higienização e segurança na sua empresa, o que pode envolver:

• limpeza de ambientes e equipamentos;
• manuseio dos animais;
• segurança dos próprios funcionários — especialmente, ao lidar com produtos químicos que podem ser prejudiciais à saúde.

Limpeza e desinfecção

O mesmo vale para os procedimentos de limpeza e desinfecção. Dependendo da variedade de serviços na sua empresa, os processos desse tipo podem envolver, inclusive, regulamentações e obrigações para garantir um ambiente de trabalho saudável.

Com isso, vale entender quais são os métodos corretos e alinhados com a legislação para pet shop vigente. Algo que pode proporcionar uma rotina de trabalho mais eficiente e segura.

Manutenção de equipamentos

Certifique-se da importância em ter um procedimento operacional padrão no seu pet shop para a manutenção de equipamentos. É claro que, aqui, os processos são simplificados, já que ninguém precisa saber como consertar um maquinário especializado.

Mas ferramentas do dia a dia — como os próprios instrumentos de banho e tosa — podem ser de grande ajuda. Assim, o trabalho não deve ser interrompido por pequenos inconvenientes que são facilmente resolvidos.

Procedimentos de emergência

Como proceder diante de uma emergência — seja ela qual for? Pode ser incêndios, um animal fujão, queda de energia… Identifique os principais planos de execução diante de urgências imprevistas para que a sua equipe saiba como proceder em cada caso da melhor forma possível.

Segurança alimentar

Como cuidar dos alimentos em estoque ou mesmo daqueles que você oferece aos pets no dia a dia? Um POP, aqui, pode garantir que você sempre tenha do bom e do melhor — e nas melhores condições de armazenamento e de posterior uso.

Treinamento de novos colaboradores

Como vimos, o procedimento operacional padrão do pet shop pode te ajudar de múltiplas maneiras. Mas é evidente que esses materiais podem ajudar, especificamente, no treinamento de novos colaboradores — e na reciclagem de conhecimento dos atuais funcionários também, viu?

Use e abuse desse tipo de material para criar uma rotina mais padronizada e organizada. E por falar nisso, você tem no SimplesVet e em toda a tecnologia do nosso software de gestão, um poderoso aliado para os seus POPs.

Afinal, a plataforma digital do SimplesVet concentra as principais atividades do seu trabalho cotidiano. E o de sua equipe. Assim, todos conseguem identificar e realizar suas atividades e obrigações de modo integrado, prático e suuuuper fácil de usar.

Quer entender, na prática, toda a variedade de recursos e soluções que o SimplesVet tem para o seu pet shop? Clique aqui e teste o nosso software de gestão gratuitamente!

Conclusão

Um procedimento operacional padrão nada mais é do que a tradução do fluxo de trabalho da sua empresa em um passo a passo detalhado e completo.

O que serve para ensinar, capacitar, reciclar e oferecer aos colaboradores as melhores condições possíveis de trabalho. E cuja qualidade, logicamente, se estende ao atendimento ao cliente e também aos seus respectivos pets.

Também, apresentamos o SimplesVet como um atrativo à parte para você que busca mais organização e padronização à sua rotina. Conte conosco para ser o diferencial que faltava para agregar ainda mais valor ao seu trabalho e ao de sua equipe!