Como aumentar a eficiência operacional de empresas pet

No universo das empresas pet, onde o bem-estar dos animais é prioridade máxima, a eficiência operacional e o desempenho dos colaboradores desempenham um papel importante. Como gestor de uma empresa do ramo, você sabe que essa jornada vai muito além do amor pelos animais; demanda habilidades de gestão, estratégia e liderança para enfrentar os desafios constantes que surgem.

Em um mercado dinâmico e altamente competitivo como o nosso, a busca por formas de aumentar a eficiência operacional, e portanto produtividade dos colaboradores, é uma prioridade constante. Afinal, garantir a qualidade dos serviços prestados e manter a equipe motivada e engajada são fatores essenciais para o sucesso do negócio, impactando diretamente no faturamento, posicionamento no mercado e na fidelização dos clientes.

É por isso que, neste artigo, vamos explorar estratégias práticas e eficazes para otimizar a eficiência operacional da sua equipe. Aqui iremos mergulhar em dicas valiosas trazidas por especialistas do setor e gestores experientes, buscando não apenas maximizar os resultados financeiros, mas também promover o bem-estar e a satisfação dos profissionais que fazem parte da sua equipe.

O que é eficiência operacional, afinal?

A busca pela eficiência operacional, em toda empresa, vai além de simples métricas de desempenho. Não seria diferente para as empresas pet, certo? Afinal, a produtividade da equipe é um conceito amplo, porém essencial para o sucesso do negócio e dos profissionais que os atendem.

Aqui, vamos explorar mais a fundo o significado de eficiência operacional, fazendo uma análise das características de alta performance, e apresentando suas implicações para as empresas pet.

Características da alta performance

Qualidade do serviço: em um mercado onde a excelência no atendimento é crucial, a qualidade do serviço se destaca como um dos pilares da eficiência operacional.

“Cada procedimento realizado deve refletir o compromisso da empresa com o cuidado e a saúde dos animais, ao mesmo tempo que atende às expectativas e necessidades dos clientes”, conta Jyzana Arantes, gestora da SOS Hospital Veterinário. No final, esse compromisso com a qualidade é essencial para conquistar a confiança e fidelidade dos clientes.

Eficiência: a eficiência operacional é outra característica fundamental da produtividade. Isso implica em otimizar o tempo e os recursos disponíveis, sem comprometer a qualidade do serviço.

“Processos simplificados e tecnologia adequada são aliados poderosos na busca por maior eficiência. “Isso permite que a empresa ofereça um serviço de alta qualidade de maneira mais ágil e econômica“, explica Paulo Henriques, gestor da clínica veterinária Petmaster e consultor do mercado pet.

Satisfação do cliente: uma empresa verdadeiramente produtiva não apenas conquista novos clientes, mas também os mantém satisfeitos e engajados. Clientes fidelizados são uma fonte importante de receita recorrente e propaganda boca a boca positiva.

Para alcançar esse objetivo, é essencial oferecer um atendimento personalizado e de alta qualidade, garantindo que cada cliente se sinta valorizado e bem atendido.

Produtividade da equipe: por fim, a motivação e produtividade da equipe desempenham um papel fundamental na produtividade da empresa pet. Colaboradores motivados e comprometidos não apenas realizam suas tarefas com eficiência, mas também contribuem com ideias e iniciativas para melhorar os processos e o ambiente de trabalho.

Investir no desenvolvimento profissional e no bem-estar dos colaboradores, como destacado por ambos os especialistas, é essencial para promover um ambiente de trabalho positivo e produtivo.

Como aumentar a eficiência operacional da sua empresa pet?

Imagine sua empresa funcionando como uma orquestra harmoniosa, onde cada colaborador desempenha seu papel com maestria, contribuindo para o sucesso coletivo. Incrível, não é mesmo?

Os consultores Paulo e Jyzana compartilharam suas dicas e aqui vamos explorar estratégias de produtividade eficazes e práticas para otimizar a eficiência operacional da sua equipe, transformando desafios em oportunidades e promovendo um ambiente de trabalho inspirador e motivador. Vamos lá?

Organize as tarefas por setores

Divida as tarefas em áreas específicas, como recepção, atendimento, internação e administração, para que cada colaborador se torne um especialista em seu domínio. Essa abordagem promove eficiência operacional e qualidade no serviço prestado.

“A partir do momento que você mapeia as funções de cada setor, você pode direcionar determinadas funções para uma pessoa específica”, explica Paulo. Segundo o gestor da Pet Master, quando dentro de determinada função você direciona quem é o responsável pela execução da tarefa, você melhora o seu processo e consegue ter melhor controle do mesmo.

“Se todos têm que fazer aquela função, mas ninguém tem a noção de que aquela função é própria de si, às vezes a tarefa pode ficar sem ser executada“, conta. “Por exemplo, se todos são responsáveis por esterilizar o material, todos vão deixar que apenas um colaborador esterilize. No final das contas, o material pode não ficar esterilizado”.

Por isso, estabeleça responsabilidades claras para cada função, evitando sobrecarga e promovendo responsabilização. Um ambiente organizado e bem estruturado é essencial para garantir a eficiência operacional.

Leia também: Delegar tarefas: essencial para sua gestão pet

Acompanhe a eficiência operacional da equipe

Como gestor, atue como maestro da equipe garantindo que todos estejam alinhados com os objetivos da empresa, como ressaltado por Jyzana. Um líder inspirador e motivador é fundamental para promover um ambiente de trabalho positivo e produtivo.

“Quando a gente vê que as coisas não estão fluindo bem entre os pares da equipe, cabe ao supervisor entrar e ver o que está acontecendo. Ver quais mudanças eles querem que a gente faça, se existe uma mudança plausível para eles melhorarem…”, exemplifica a gestora da SOS Hospital Veterinário.

Uma outra prática indicada é estabelecer metas e indicadores de performance para cada colaborador e acompanhar seus progressos, como mencionado por Paulo Henriques. Esse acompanhamento regular do desempenho permite identificar áreas de melhoria e fornecer feedback construtivo.

“Primeiro, é preciso definir onde você quer chegar. Quais são as suas principais dores na gestão e onde você quer chegar com elas?”, questiona Paulo. “Por exemplo, se o cliente disser que o estabelecimento estava sujo, você terá a oportunidade de rever os seus procedimentos de limpeza dentro do estabelecimento”, acrescenta.

Segundo Paulo, isso melhora a produtividade do setor de limpeza, por exemplo. Você também pode ter um colaborador que não está desempenhando o processo de limpeza de forma adequada, e aí é necessário conversar com ele, dar um feedback.

Leia também: 3 sinais que o índice de qualidade da sua empresa pet está caindo

Recompense o sucesso de colaboradores produtivos

Você já imaginou que a valorização do seu time também pode ser uma de suas estratégias de produtividade?

Colaboradores desmotivados podem se desconectar dos processos da sua empresa – fazendo com que, pouco a pouco, seus serviços percam a qualidade e a eficiência operacional caia. Por isso, recompensar os colaboradores que se destacam pelo alto desempenho é fundamental.

O reconhecimento do trabalho árduo e dedicado é essencial para manter a motivação e o engajamento da equipe.

“Antes a gente pensava só em trabalho, trabalho, trabalho. Agora, temos um banco de horas. Dependendo do cargo, eles conseguem tirar uma folga durante a semana e ter essa flexibilidade”, conta Jyzana.

Antes, a equipe dela não tinha isso. “Hoje a gente vê que flexibilizando para o colaborador, o rendimento dele é melhor, a eficiência operacional dele é melhor, a vontade dele de trabalhar é maior“, acrescenta a gestora.

Imagine um vendedor de um pet shop que o gestor deu uma meta para vender 10 sacos de ração por mês, por exemplo. Se ele tem essa meta, mas não tem outra motivação para chegar nessa meta, pode ser que ela nunca chegue.

“Só a meta talvez não seja suficiente para motivá-lo a agir na venda. Mas se você diz para o colaborador, por exemplo: ‘Se você vender 10 sacos de ração no mês, você vai ter uma bonificação financeira, um prêmio, uma folga no mês’… A coisa muda. Estabelecer um programa de metas e prêmios é algo que ajuda na motivação“, conta Paulo.

Oferecer oportunidades de crescimento, a depender do tamanho da sua empresa, como cargos maiores, salários melhores, bônus e até participação em lucros, como mencionado por Paulo Henriques, acaba incentivando o desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores.

Essas são algumas formas eficazes de manter os colaboradores engajados e comprometidos com o sucesso da empresa.

Utilize ferramentas para favorecer a eficiência operacional

Para te ajudar em todas essas etapas, o SimplesVet pode ser o grande aliado. Esse sistema oferece uma variedade de recursos e ferramentas projetadas especificamente para atender às necessidades das empresas pet.

Desde a gestão de clientes e agendamentos até o acompanhamento de pacientes e faturamento, o SimplesVet simplifica e otimiza os processos operacionais, permitindo que você e sua equipe se concentrem no que realmente importa: o cuidado e o bem-estar dos animais.

Com funcionalidades como controle de estoque, agenda e acompanhamento de histórico clínico, o SimplesVet ajuda a maximizar a eficiência operacional da sua empresa pet, proporcionando um atendimento excepcional e garantindo a satisfação dos clientes.

Paulo Henriques, por exemplo, conta que uma das metas mensuráveis que utilizam na Pet Master vem do NPS do SimplesVet: “A nossa meta é não ter nenhuma reclamação no NPS do SimplesVet abaixo de 8, então vamos ter que trabalhar no atendimento de excelência com o cliente dentro do estabelecimento”.

Segundo Paulo, se chegar uma nota abaixo de 8 no NPS do SimplesVet, eles se debruçam para analisar essa nota baixa. “É justamente a nota baixa que vai fazer você melhorar o seu processo dentro do estabelecimento”, acrescenta Paulo.

Jyzana, por outro lado, cita a aba de Produtividade, dentro do SimplesVet, onde ela pode acompanhar a produtividade financeira de cada colaborador. “A gente conversa com eles para que o ticket médio do cliente seja aumentado, mas dentro daquilo que o animal do cliente necessita”.

A eficiência operacional da minha empresa pet caiu. E agora?

Após explorarmos estratégias para aumentar a eficiência operacional da equipe, é importante também saber como lidar com situações de baixa produtividade quando elas surgem. 

Aprendemos que a eficiência operacional é essencial para o sucesso de uma empresa pet. Agora, vamos nos aprofundar em como enfrentar esse desafio da baixa produtividade, mantendo a motivação e o engajamento da equipe.

Tire um momento para se reunir com o colaborador

Converse com o colaborador em particular para entender os motivos da queda de produtividade, como sugerido por Jyzana. Uma abordagem empática e construtiva é fundamental para criar um ambiente de confiança e colaboração.

“Convidamos para uma reunião, escutamos esse colaborador, vemos o que está acontecendo. Muitas vezes eles acabam trazendo problemas de casa para dentro do trabalho e a gente tenta ajudar de alguma maneira”, explica Jyzana.

“Às vezes a pessoa não quer mais continuar trabalhando, tem propostas em outro lugar. Então a gente escuta o colaborador e com isso tomamos alguma providência. Se ele quer melhorar, a gente promove treinamento para cobrir essas falhas, retomar esses buracos e tentar ficar com essa pessoa na equipe”, acrescenta a gestora.

Essas reuniões podem ser oportunidades, inclusive, para explorar diferentes soluções em conjunto com os colaboradores, buscando alternativas que atendam às necessidades da empresa e do indivíduo. Paulo traz um ótimo exemplo sobre isso:

“Eu sempre falo que a gente precisa empoderar a equipe. Esse é um ponto importante. E cada um vai ter seu jeito de fazer, mas as pessoas também não podem simplesmente fazer determinadas tarefas de acordo com o que vem na cabeça”, sugere.

No entanto, a pessoa pode sugerir alguma alteração no procedimento que seja bem-vinda e bem-vista pelo gestor. Isso é você empoderar a equipe. Você dá essa liberdade de troca, de sugerir melhorias na rotina. Isso pode melhorar a eficiência operacional desse colaborador.

Leia também: Como mostrar o valor do serviço veterinário ao cliente?

Treinamento contínuo é o grande aliado do gestor

Ofereça treinamentos específicos para suprir as deficiências de conhecimento e habilidades do colaborador, como ressaltado por Jyzana. Investir no desenvolvimento profissional dos colaboradores é essencial para mantê-los atualizados e motivados.

“A gente precisa de treinamento, principalmente os colaboradores que estão no atendimento ao cliente. Nosso público, do mercado pet, é muito misto. De manhã você atende uma pessoa com um perfil, de tarde você atende outra com um perfil completamente diferente”, afirma Jyzana.

Ou seja, esses colaboradores precisam estar preparados para atender esses clientes, e isso só é possível com treinamento.

Além disso, busque priorizar treinamentos práticos e relevantes para o dia a dia de trabalho do colaborador. É interessante que os treinamentos sejam direcionados e aplicáveis ​​às tarefas e responsabilidades específicas de cada colaborador.

“O que eu vejo que surte mais efeito é aquele treinamento onde você vai fazendo pequenas correções, pequenos ajustes no dia a dia. Se você identifica que um determinado colaborador tem dificuldade em executar uma tarefa, se você puder naquele momento fazer um treinamento de 10, 15 minutos para que ele ganhe habilidade de executar aquela tarefa, com certeza você vai ter um ganho de eficiência operacional“, exemplifica Paulo Henriques.

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