6 dicas para melhorar a distribuição de tarefas em empresas pet

Você, gestor pet, costuma acumular funções e tarefas? E quando se afasta da empresa, as pessoas costumam te procurar para resolver problemas? Isso é mais comum do que parece, principalmente em empresas pequenas – onde tudo teve início apenas com você e seus esforços.

Conforme a empresa cresce, a carga da sua gestão também aumenta. As razões para esse acúmulo de funções e falta de delegação podem ser muitas: resistência pessoal, medo de perda de controle e preocupações com a qualidade do trabalho delegado. É normal incomodar-se com essas questões, mas já se perguntou se isso faz bem para os seus colaboradores, sua empresa e para você?

A distribuição de tarefas não é apenas um alívio para você, empreendedor, mas também uma chance incrível para o crescimento da equipe. Imagine um ambiente de trabalho mais motivador, onde todos têm a oportunidade de se desenvolver e avançar.

Ao fazer delegações eficazes, você ganha algo precioso: tempo. Esse tempo otimizado permite que você se concentre em tarefas estratégicas, construindo o futuro e o crescimento da empresa. Incrível, não é?

Para sair desse cenário 100% centralizador para uma realidade em que tarefas e responsabilidades são delegadas, reunimos as melhores práticas com insights de gestores e especialistas do mercado, incluindo a visão do renomado Marco Antonio Gioso, autor do livro Gestão da Clínica Veterinária.

Aqui vão os tópicos que iremos abordar:

• Mas afinal, o que é distribuição de tarefas?
• Por que é tão complicado compartilhar responsabilidades?
• Os 6 passos para a distribuição de tarefas na gestão pet
• Dica de ouro: delegue tarefas para seu sistema de gestão!

Boa leitura!

Mas afinal, o que é distribuição de tarefas?

A distribuição de tarefas na gestão pet vai além de simplesmente transferir tarefas. Não é sobre desligar-se das responsabilidades, mas sim encontrar uma forma de distribuí-las estrategicamente – entendendo as atividades que poderiam ser realizadas por outras pessoas e quais os colaboradores mais adequados para cada objetivo.

Por exemplo: será que todas as rotinas do seu financeiro precisam ser realizadas por você, gestor? Quais delas poderiam ser assumidas por outras pessoas? Quem seria o colaborador ideal para cada uma? Como você poderia treinar e desenvolver esses profissionais?

A gente sabe: falando assim, parece que a distribuição de tarefas é uma coisa simples. Mas todo esse processo pode ser complicado – até porque, para começo de conversa, nem sempre o gestor tem domínio suficiente sobre a própria administração. Dessa forma, fica difícil saber o que delegar e como preparar um colaborador da melhor maneira. 

“O gestor veterinário tem facilidade em interpretar exames, chegar a diagnósticos, elaborar tratamentos. Essa é a nossa formação na faculdade. Agora, olhando números do financeiro, nem sempre temos a mesma facilidade de interpretação. Por quê? Porque não aprendemos a lidar com isso na faculdade”, explica o professor Marco Antonio Gioso.

A verdade é que a distribuição de tarefas pode ser a chave para um equilíbrio entre vida profissional e pessoal, além de contribuir para o crescimento da equipe. É mais do que uma prática administrativa; é uma ferramenta para otimizar o seu tempo, permitindo que você se concentre em tarefas estratégicas para o futuro e crescimento da sua empresa.

Por que é tão complicado compartilhar responsabilidades?

Você já entendeu que a distribuição de tarefas não significa “delargar” – e que o processo de compartilhar responsabilidades pode ajudar muuuito na sua gestão. Mas então, por que é tão difícil?

Existem vários motivos que tornam a delegação de tarefas uma missão desafiadora. Vamos abordar alguns deles, segundo a perspectiva dos nossos entrevistados – gestores de pequenas e médias clínicas veterinárias e pet shops, além do professor Gioso. Com certeza, você vai se identificar com pelo menos um dos pontos trazidos!

Medo da mudança

Gioso enfatiza que muitos gestores, especialmente na área veterinária, iniciam suas jornadas assumindo todas as responsabilidades. É o caso de Kleyciane Ferreira, da HVet (MG): “Eu era a responsável por todas as áreas da empresa”. Essa é a sua realidade também?

Mesmo diante da sobrecarga, muitos gestores se acostumam a essa realidade e acham que sair do ciclo é impossível. “Alguns gestores são resistentes a mudanças”, explica Gioso. “Porém, aceitar que é preciso mudar é o primeiro passo para melhorar a rotina. O insucesso da empresa é a cabeça do dono. E o sucesso também”, destaca o professor. 

“Tem gestor que diz: ‘Não tenho tempo para determinadas tarefas’, e, com isso, deixa de realizar ações importantes de gestão. Mas esse cenário não é sustentável. Então, é preciso fazer uma distribuição de tarefas dessas responsabilidades – seja para uma empresa, um consultor, um assessor. Mas esse passo exigirá estar aberto à mudança. Será preciso quebrar essa resistência”, acrescenta.

Preocupação com a qualidade 

Uma preocupação recorrente entre gestores do mercado pet é: será que o meu colaborador vai realizar essa tarefa com a mesma qualidade que eu? 

Essa é uma inquietação familiar para Amaury Soares, gestor da Vet Domus (SP): “Às vezes, não conseguimos garantir que seja feito com a mesma qualidade que fazemos. Então, temos que dedicar um tempo grande no preparo, no acompanhamento do colaborador – porque não pode só ‘delargar'”.

Se a qualidade é uma barreira, Gioso destaca a importância de educar a equipe para garantir que as expectativas sejam atendidas, mesmo quando você não está no comando direto.

“Tem gestor que diz não confiar na qualidade do trabalho da equipe – e às vezes as pessoas não sabem mesmo como realizar certas demandas. Por isso, o gestor precisa aprender como educar essas pessoas. Educação corporativa”, diz Gioso.

Segundo o consultor, a educação corporativa é formada por três coisas básicas: educar, orientar e treinar. “Veterinário é muito bom em orientar. Ele orienta, diz o que tem que fazer e como. Mas educar vai além: significa, além de mostrar como fazer, explicar o porquê das coisas”, explica.

Medo de perder controle

Ao fazer a distribuição de tarefas, quem nunca teve medo de não ter mais controle sobre os processos do pet shop ou clínica veterinária? 

A tendência de centralizar tarefas é comum em gestores – afinal, queremos garantir o melhor resultado para a empresa. Mas esse comportamento pode ser uma armadilha, levando você a perder tempo em tarefas que poderiam ser delegadas. 

O gestor Guilherme Pereira, da clínica Mundo Animal (GO), vive essa situação na pele: “A gente que é dono de empresa tem a tendência de ser bem centralizador, né? Muitas vezes, perdemos tempo fazendo coisas que poderíamos delegar, ou deixamos acumular algumas tarefas que poderiam ser feitas por outras pessoas. Isso é bem estressante”.

Se o medo de perder o controle ressoa em você, Gioso sugere explorar maneiras de equilibrar essa equação, aliviando o estresse e permitindo uma gestão mais eficaz. “A característica número um do líder bom, eficiente, eficaz é comunicação”, afirma Gioso. Para o professor, ao saber se comunicar de forma calma, pode-se evitar muitos problemas na gestão e delegação.

Você se identifica com algum desses desafios? Se sim, respire fundo. A partir daqui, vamos explorar estratégias práticas para superá-las.

Os 6 passos para a distribuição de tarefas na gestão pet

Já deu pra perceber que a distribuição de tarefas é quase como jogar xadrez, né? Às vezes, é um desafio, mas relaxa, estamos aqui pra mostrar que delegar é uma arte que pode transformar sua gestão pet. E, apesar de importante, esse é frequentemente um terreno desconhecido.

Mas, ao mesmo tempo, a principal lição que aprendemos é que uma distribuição de tarefas efetiva é mais do que uma simples transferência de tarefas: é uma arte que, quando dominada, otimiza a gestão pet. Por isso, iniciar o processo de delegação pode parecer desafiador, mas não se preocupe, com estratégias bem delineadas é possível tornar essa prática uma aliada valiosa na gestão pet. 

Separamos aqui alguns tópicos que podem te ajudar a começar essa jornada:

Passo 1: Identifique quais tarefas delegar

De acordo com o professor Gioso, identificar precisamente as tarefas delegáveis da sua gestão pet é crucial. Esse é o primeiro passo para entender como distribuí-las.

Avalie cuidadosamente quais tarefas são apropriadas para a delegação inicial, liberando tempo para você, gestor, focar no essencial. “O objetivo é não perder tempo no operacional, delegando as tarefas possíveis”, ressalta o especialista.

Se os processos da sua empresa não estão bem desenhados, essa primeira missão pode ser desafiadora. “Às vezes, o gestor nem sabe direito o que ele delegou, porque não tem visão empresarial muito clara na cabeça”, conta Gioso. “Essa visão é diferente da missão da empresa. Ela significa ter clareza de processos e do seu objetivo, enquanto gestor, ao distribuir determinadas funções”.

Apesar do desafio, não se desespere: essa é uma oportunidade de organizar sua gestão pela primeira vez, e criar um futuro mais simples para sua clínica veterinária ou pet shop!

Passo 2: Avalie os conhecimentos e habilidades da equipe

Mapear as habilidades da equipe é tipo montar o time dos sonhos. O conselho do Gioso? Faça isso tanto para a equipe quanto para você. Antes de avaliar o time, avalie a si mesmo. 

A explicação do consultor é que isso permite atribuir responsabilidades compatíveis com as habilidades existentes, contribuindo para um ambiente de trabalho equilibrado. Para completar, com clareza sobre os perfis de cada pessoa, você pode traçar metas de resultado que façam sentido – conectando o desenvolvimento do colaborador à evolução da sua empresa.

Já sabe quando deseja fazer a distribuição de tarefas e para quem elas irão? Então, é hora do próximo passo…

Passo 3: Faça um mapeamento claro de responsabilidades

Nada de mapas confusos, hein? Estabelecer claramente quem faz o quê é como um GPS para evitar confusões.

Esse mapeamento, alinhado com objetivos estratégicos, evita mal-entendidos e promove uma operação mais suave. Como Guilherme Pereira, gestor da clínica Mundo Animal, diz: “Com a delegação, a gente pode olhar a operação de cima”.  

Gioso destaca que, para mapear responsabilidades, vale a pena tirar um tempo e registrar todos os processos da empresa, assim como as tarefas que farão parte de cada papel ou cargo empresarial. 

“O gestor só consegue ser 100% claro na divisão de responsabilidades quando coloca tudo no papel, quando seus processos estão registrados como projetos de verdade”, reforça Gioso. “É preciso registrar o que significa cada responsabilidade e o que você quer de cada posição. Assim, as coisas começam a ficar mais claras e você consegue apresentar isso para equipe”.

Passo 4: Realize um treinamento gradual 

Gioso conta um segredo: ninguém nasce sabendo tudo. Educação constante é a chave. Prepare a equipe com treinamentos específicos e, antes de ensiná-los, tenha certeza de que você mesmo sabe realizar cada tarefa.

“Eu, quando delego alguma coisa, é porque eu sei fazer. Como você vai dizer para seu funcionário fazer algo que você não sabe? Ao delegar a responsabilidade, deixe claro os passos que fazem parte dela e ensine como aplicar cada um”, explica o especialista.

Uma dica: evite transferir 100% de uma responsabilidade de vez para seu colaborador. O ideal é passar essa missão para ele gradualmente, treinando-o para que possa dominar cada etapa do processo. 

Se você deseja treinar alguém para assumir a organização da agenda do seu banho e tosa, passar tudo imediatamente pode levar a erros e insegurança do colaborador. Prefira acompanhar de perto e ir dando um passinho por vez. No final, a paciência valerá a pena – pois a pessoa assumirá o processo com a qualidade que você deseja.

Passo 5: Comunique-se com clareza 

Comunicação é tudo, certo? Gioso destaca que líder bom é líder que se comunica. “O ser humano, de uma maneira geral, não consegue se comunicar bem na área de gestão”, explica. Por isso, a implementação de protocolos claros, alinhados com as expectativas, é essencial para evitar mal-entendidos.

Para garantir clareza na comunicação, Gioso sugere o uso da metodologia SMART: suas instruções devem ser Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e Temporais (com prazos bem definidos). Estabeleça protocolos claros, sem ficar no abstrato. 

“O gestor não pode pedir coisas muito genéricas, subjetivas, que ficam no ar. Ele tem que ser muito específico do que ele quer, dentro de um prazo e quem vai fazer exatamente o quê”, diz Gioso.

Passo 6: Monitore o time e ofereça feedbacks

Seja esperto: monitore as tarefas, dê feedbacks ao seu colaborador e ajuste processos quando necessário. 

Os feedbacks serão essenciais para que a pessoa entenda o seu próprio desempenho em cada demanda – tendo clareza sobre os sucessos do desenvolvimento e os pontos a melhorar. Ao mesmo tempo, ouvir os feedbacks de quem trabalha com você pode ajudar a entender se vale a pena ajustar algum processo ou se já é hora de oferecer um novo desafio ao colaborador.

Precisou dar um feedback negativo? Deixe claro o que precisa mudar e faça um acompanhamento pós-feedback , mantendo-se próximo ao colaborador e monitorando seu progresso. Isso é essencial para garantir mudanças efetivas. 

Leia também: Como dar feedback aos colaboradores da empresa pet

Dica de ouro: delegue tarefas para seu sistema de gestão!

Já percebeu que a distribuição de tarefas faz toda a diferença na sua gestão pet, né? 

Para garantir que você terá controle sobre a qualidade de cada serviço realizado, um sistema de gestão eficaz é essencial. Não é à toa que milhares de empresas pet utilizam o SimplesVet: com o nosso software, é possível simplificar os principais processos da sua rotina, tendo acesso a cada detalhe da gestão – esteja você na empresa, em casa ou até mesmo de férias.

E mais: além de simplificar o controle das tarefas delegadas, o SimplesVet assume diversas funções por você e pelo seu time! Dá só uma olhada em algumas ações que podem ser realizadas de forma automática com o SimplesVet:

• Lembretes de vacina para seus clientes
• Mensagens de felicitações no aniversário do pet ou tutor
• Pesquisa de satisfação com método NPS
• Lembretes de contas a pagar para seu financeiro
• Registro de despesas recorrentes no financeiro
• Cálculo de estoque: o que, quanto e quando comprar
• Emissão de notas fiscais no ato da venda
• Relatórios de vendas, financeiro, perfil dos clientes, entre outros

Delegando tarefas para a tecnologia, você simplifica a sua gestão e transfere somente as responsabilidades essenciais para seu time. Mais produtividade para você e sua equipe!

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Agradecimentos

Para construir este artigo, contamos com algumas colaborações. Entre elas, a do consultor e professor Marco Antonio Gioso, além de alguns clientes do SimplesVet – que disponibilizaram tempo e atenção para falar sobre esse tema com a gente.

Aqui fica o nosso obrigado a: Luiz Trevisan (Jampa Vet – PB), José Sobrinho (Mascote Clínica Veterinária e Laboratório – MT), Adriana Andrea (Vital Vet – BA), Milena Mello (PlenoVet Clínica Veterinária – SP), Kleyciane Ferreira (HVet – MG), Guilherme Pereira (Mundo Animal – GO), Amaury Soares (Vet Domus – SP), Debora Paulino (Mais Gato – SP), Luciana Gurgel (Anima Vet – RJ), Leticia Figueiredo (Vetco – DF).