Automação em clínicas veterinárias: saiba o que implementar

A automação em clínicas veterinárias tem participação ativa na transformação diária de operações que você, como gestor, precisa lidar. E para melhor!

Ao integrar tecnologias modernas, é possível otimizar o atendimento aos clientes e pacientes, melhorar a eficiência da sua rotina e reduzir os custos associados a diversas tarefas.

Imagine, por exemplo, um sistema que ajuda a organizar agendamentos, enviar lembretes automáticos para consultas, manter registros médicos precisos e rastrear estoques de medicamentos e suprimentos?

Tudo isso — e muito mais — pode ser alcançado com a automação, que libera tempo para você e sua equipe se concentrarem no atendimento aos pets e nas interações com os tutores.

Confira, então, como explorar os benefícios da automação e como ela pode impactar positivamente a rotina de sua clínica!

O que é automação em clínicas veterinárias?

A automação está ligada à utilização de tecnologias e sistemas integrados para otimizar e simplificar as rotinas e processos diários em uma clínica veterinária.

A ideia é usar ferramentas digitais para automatizar tarefas repetitivas, melhorar o gerenciamento de informações e garantir um fluxo de trabalho mais eficiente.

Aqui estão alguns exemplos de automação em clínicas veterinárias:

• Sistemas automatizados podem gerenciar agendamentos de consultas e enviar lembretes por e-mail ou SMS para os tutores dos pets, o que ajuda a reduzir o número de faltas e mantém a agenda organizada;
• Prontuários veterinários digitais facilitam o armazenamento, acesso e atualização de informações sobre os pacientes. Isso permite que os veterinários tenham acesso rápido aos históricos e exames anteriores para um atendimento mais preciso;
• Ferramentas de automação podem rastrear o estoque de medicamentos e suprimentos veterinários, notificando a equipe quando é hora de reabastecer ou fazer pedidos;
• Soluções automatizadas podem facilitar o controle financeiro da clínica, desde a emissão de faturas e recibos até a conciliação de pagamentos e controle de receitas e despesas.

Como funciona a automação de processos?

A automação funciona por meio da integração de tecnologias e ferramentas para otimizar diferentes operações da clínica.

Algoritmos de inteligência artificial e de machine learning, por exemplo, podem ser configurados para realizar tarefas que não demandam interferência humana.

É assim que os seus clientes podem realizar agendamentos direto no site ou, também, que a sua equipe recebe notificações sobre o momento ideal de adquirir novos suprimentos — entre outros exemplos.

O ideal, portanto, é aprender como funciona a automação de processos para identificar as soluções que melhor atendem às necessidades da sua clínica veterinária.

Dica: o SimplesVet é uma das principais referências do mercado para quem está à procura de soluções completas de automação em clínicas veterinárias.

Leia também: aprenda como usar o ChatGPT na sua clínica veterinária

Automação em clínicas veterinárias: vale a pena?

Investir em automação para a clínica veterinária pode trazer vários benefícios e vantagens para você e também para a sua equipe.

O investimento inicial existe, mas os benefícios aplicáveis da automação se integram rapidamente à sua rotina — o que torna o retorno significativo já em curto prazo.

Por exemplo: a automação simplifica processos rotineiros, permitindo que a equipe se concentre em tarefas de maior valor, como o atendimento aos pacientes e a interação com os tutores dos animais.

Isso também agrega à experiência do cliente e impulsiona a sua capacidade de retenção de consumidores.

Também dá para destacar a eficiência operacional por meio da redução de erros de preenchimento e informações desencontradas. E olha que suuuper benefício: isso também faz com que a sua clínica economize tempo e recursos.

E temos que te dizer o quanto uma clínicas que investe em automação pode se destacar no mercado, oferecendo serviços mais eficientes e modernos, atraindo mais clientes.

Quais são os benefícios da automação em clínicas veterinárias?

Vamos explorar mais a fundo os benefícios da automação em clínicas veterinárias? Confira alguns pontos-chave que separamos para você conhecer.

Aumento da produtividade

A automação simplifica e acelera tarefas rotineiras, como o agendamento de consultas e a emissão de faturas.

Por exemplo: um sistema automatizado pode permitir que os clientes marquem consultas online, enquanto o software gerencia a agenda de forma eficiente.

Isso reduz o tempo gasto pela equipe com tarefas administrativas e libera tempo para se concentrar no atendimento aos pacientes e em outras atividades produtivas.

Saiba mais: descubra como aumentar a produtividade dos colaboradores

Redução de erros

Ao substituir processos manuais por sistemas automatizados, há uma redução significativa nos erros humanos, como marcações incorretas ou entradas erradas de dados. 

Imagine isso aplicado aos seus registros médicos eletrônicos? A automação elimina a necessidade de preencher formulários em papel, evitando erros de transcrição.

Isso leva a uma maior precisão nas informações e melhora a qualidade do atendimento.

Acesso a relatórios precisos

Os sistemas automatizados geram relatórios detalhados sobre diversos aspectos da clínica, como o número de consultas realizadas, os tipos de procedimentos mais comuns e as receitas geradas. 

Esses relatórios são essenciais para analisar o desempenho da clínica e identificar áreas de melhoria.

Algo que acontece quando gestores precisam embasar suas decisões em estratégias de marketing ou até mesmo para otimizar os serviços oferecidos e gerar ofertas valiosas para o seu público-alvo.

Padronização de processos

A automação ajuda a padronizar os processos da clínica, garantindo que as tarefas sejam executadas da mesma maneira todas as vezes. 

Na prática, isso pode ser percebido em um sistema automatizado, que define um fluxo padronizado para o check-in de pacientes, desde a recepção até o registro médico.

Isso garante consistência no atendimento e uma experiência uniforme para os clientes.

Mais tempo para focar no negócio

Com as tarefas administrativas automatizadas, os gestores e a equipe têm mais tempo livre para focar em aspectos estratégicos do negócio.

Um exemplo: podem dedicar tempo a aprimorar a qualidade dos serviços, implementar novas práticas e fortalecer o relacionamento com os clientes. 

Como resultado, isso pode levar a uma clínica mais eficiente e bem-sucedida a longo prazo.

Como automatizar processos em uma clínica veterinária?

Quer colocar em prática os benefícios que citamos acima de automação em clínicas veterinárias? Então, vamos mostrar, a seguir, os principais passos para você começar a automatizar processos em sua marca. Confira!

Defina quais processos podem ser automatizados

O primeiro passo para automatizar processos é identificar quais tarefas podem ser otimizadas por meio da tecnologia. Exemplos:

• agendamento e lembretes de consultas;
• registros médicos eletrônicos;
• controle de estoque;
• gestão financeira;
• vendas.

Faça uma avaliação do tempo gasto com as tarefas

Após identificar os processos que podem ser automatizados, avalie o tempo atualmente gasto com essas tarefas.

Registre o tempo médio necessário para completar cada tarefa, como agendamento de consultas, registro médico ou controle de estoque. Isso ajudará a determinar onde a automação pode ser mais vantajosa em termos de economia de tempo.

Digamos, então, que a sua equipe gaste uma quantidade significativa de tempo realizando agendamentos por telefone.

Com a implementação de um sistema de agendamento online pode liberar tempo para atividades mais importantes.

Busque ferramentas que atendam a automação dos processos

Com base nos processos identificados e no tempo gasto com cada tarefa, busque ferramentas específicas que possam automatizar essas atividades. Existem diversas opções disponíveis para clínicas veterinárias.

Elas podem ser aplicadas para o gerenciamento de clínicas, especificamente, ou conter módulos de ferramentas de comunicação interna.

O ideal, contudo, é que você deixe a sua gestão mais simplificada, concorda? Nesses casos, vale a pena identificar uma solução que concentre o máximo possível de recursos e em automação para a clínica veterinária. Como é o caso do SimplesVet.

Quer um exemplo? No vídeo abaixo, a gente te mostra com é suuuuper fácil organizar os prontuários com a nossa plataforma 100% digital:

7 processos que podem ser automatizados em uma clínica veterinária

Como vimos, até aqui, ter uma boa solução de automação para clínicas veterinárias vai te permitir mais tempo e dedicação a quem realmente importa: os pets e a criação de experiências surpreendentes para os tutores.

Mas podemos te mostrar, também, como isso vai fazer toda a diferença no seu dia a dia. A seguir, destacamos 7 processos que podem ser automatizados em uma clínica veterinária.

Saiba quais são, e veja os motivos para isso logo em seguida:

1. Emissão de notas fiscais
2. Gerenciamento de estoque
3. Criação de relatórios
4. Mensagens de agendamento 
5. Entradas e saídas dos pets internados
6. Histórico de saúde dos pets atendidos
7. Preenchimento de prontuários dos pets

1. Emissão de notas fiscais

Um sistema automatizado com módulos de gestão financeira pode emitir notas fiscais eletronicamente após consultas, procedimentos ou vendas de produtos. A emissão pode ser integrada ao processo de faturamento e pagamento.

De vantagem, podemos destacar o quanto isso agiliza o atendimento e reduz o tempo gasto na emissão manual de notas. Além disso, minimiza erros e garante que todos os documentos sejam gerados corretamente.

Imagine isso feito sem nenhum esforço da sua parte após finalizada uma consulta? O sistema gera automaticamente a nota fiscal para o cliente, que pode ser enviada por e-mail ou impressa na hora.

2. Gerenciamento de estoque

Um software de gestão veterinária que oferece recursos para o controle de estoque automatizado monitora os níveis de suprimentos e medicamentos na clínica.

Com isso, eles rastreiam entradas e saídas de produtos e enviam alertas quando é necessário reabastecer.

Como resultado, você passa a evitar a falta de itens essenciais e ajuda a manter um estoque adequado, evitando perdas e desperdícios. Olha o valor disso, por exemplo, caso os estoques de vacinas ou medicamentos estejam baixos?

Você, além de sempre tê-los à disposição, ainda consegue estabelecer uma periodicidade controlada de compras e, quem sabe, obter vantagens de negociação com os seus fornecedores também.

3. Criação de relatórios

Sistemas automatizados geram relatórios detalhados sobre diferentes aspectos da clínica, como número de consultas, procedimentos realizados, receitas, despesas e mais.

Dessa maneira, esse material ajuda a fornecer uma visão clara do desempenho da clínica e ajudam a tomar decisões estratégicas baseadas em dados.

É o que acontece, por exemplo, quando você tem à mão relatórios mensais que mostram os procedimentos mais comuns realizados. O que ajuda a identificar tendências e planejar o estoque de medicamentos.

4. Mensagens de agendamento 

Sistemas automatizados podem enviar mensagens por e-mail ou SMS para confirmar agendamentos e lembrar os clientes de consultas ou procedimentos agendados.

Isso reduz o número de faltas, melhora a comunicação com os clientes e mantém a agenda organizada.

Sabe como isso pode ser especialmente útil? Quando um cliente recebe uma mensagem de texto lembrando-o de uma consulta de rotina para seu pet, reduzindo a chance de faltar e, assim, você tem menos imprevistos no controle de sua agenda.

5. Entradas e saídas dos pets internados

A automação pode gerenciar o registro de entrada e saída de pets internados na clínica, mantendo informações atualizadas sobre sua estadia.

Isso facilita o acompanhamento dos pets internados, possibilitando a organização de cuidados especiais e procedimentos necessários.

6. Histórico de saúde dos pets atendidos

Registros médicos eletrônicos armazenam o histórico de saúde de cada pet, incluindo consultas anteriores, vacinas, tratamentos e procedimentos.

Consequentemente, soluções assim facilitam o acesso rápido a informações relevantes durante as consultas, tornando o atendimento mais eficiente e personalizado.

7. Preenchimento de prontuários dos pets

O preenchimento de prontuários eletrônicos é mais rápido e preciso do que em papel. As informações podem ser digitadas diretamente em um sistema informatizado.

E o que isso oferece de benefício? Reduz erros de transcrição e garante que as informações estejam organizadas e acessíveis.

Por isso, ao finalizar uma consulta, sua equipe pode preencher o prontuário eletrônico do pet, adicionando informações relevantes para consultas futuras.

Ou seja: automatizar esses processos na clínica veterinária pode melhorar significativamente a eficiência operacional e a qualidade do atendimento aos pacientes e seus donos. Além disso, ajuda a manter um ambiente organizado e bem gerenciado.

E, como já dissemos, entendemos profundamente as características da sua rotina — os desafios e o que pode ser otimizado.

Não à toa, a gente tem muita confiança em dizer que o SimplesVet pode transformar o seu negócio. Nossa plataforma tem módulos específicos para cada detalhe de uma gestão perfeita no mercado pet.

E, com isso, você colhe os benefícios que mencionamos ao longo de todo este artigo.

Mas não precisa ficar só na imaginação para entender como podemos ser um grande aliado do crescimento da sua marca. Você pode testar o Simplesvet gratuitamente por 7 dias e descobrir como a sua rotina vai ficar suuuuper descomplicada!

Conclusão

A automação em clínicas veterinárias é uma ferramenta poderosa que pode transformar significativamente as operações diárias e ajudar os gestores a melhorar a eficiência, reduzir custos e aprimorar o atendimento aos pacientes. 

Integrar tecnologias modernas aos processos clínicos possibilita uma organização mais eficiente das consultas, lembretes automáticos para clientes, rastreamento de estoque e uma gestão financeira mais precisa.

Os benefícios da automação são claros: maior produtividade, redução de erros, acesso a relatórios precisos, padronização de processos e mais tempo para focar no negócio. Com sistemas automatizados, as clínicas podem oferecer um atendimento mais ágil, preciso e personalizado aos clientes e seus pets.

Além disso, a automação ajuda a padronizar os processos da clínica, garantindo que as tarefas sejam executadas da mesma maneira todas as vezes.

Isso proporciona uma experiência uniforme e satisfatória para os clientes e cria oportunidades para que a equipe se concentre no atendimento aos pets e em interações mais valiosas com os tutores.

Em resumo, a automação em clínicas veterinárias é um investimento que vale a pena, pois promove uma melhoria significativa na eficiência operacional e na qualidade do atendimento.

As soluções de automação disponíveis no mercado, como o SimplesVet, oferecem uma abordagem completa para a gestão de clínicas veterinárias, otimizando processos e liberando tempo para os profissionais focarem em atividades estratégicas.

Testar uma plataforma como o SimplesVet pode ser uma oportunidade para descobrir como a automação pode simplificar a rotina da clínica e impulsionar o crescimento do negócio.

Aproveite essa chance para conhecer os benefícios da automação e transformar sua clínica veterinária!